(ab Version 5.100)

Voraussetzung ist die Verwendung von Advolux in Version 5.100 oder höher sowie eine aktuelle Version von Outlook (entweder klassisches oder neues Outlook).

Einrichtung in Advolux

Um die Einrichtung zu beginnen beziehungsweise Einstellungen zu verändern, öffnen Sie das Menü System > Einstellungen. Öffnen Sie in der Kategorie Lokale Einstellungen das Menü Weitere Einstellungen. Klicken Sie nun auf den Eintrag E-Mail-Client Integration.

Es öffnet sich der folgende Dialog, in dem Sie die Grundeinstellungen vornehmen können:

Outlook Integration aktivieren

Selektieren Sie die Checkbox E-Mail-Client Integration aktivieren und wählen Sie aus der Auswahlliste E-Mail-Client den Eintrag Outlook aus. 

Kommunikationseinstellungen

Lokalen Port einstellen

Advolux kommuniziert mit Outlook über einen Verbindungsdienst, der automatisch durch Advolux auf Ihrem Rechner gestartet wird. Um Konflikte mit anderen Applikationen zu vermeiden, ist es möglich, den Port, den Advolux für diese Kommunikation nutzt, zu ändern. Als Standard ist die Portnummer 4000 voreingestellt. Sie können im Feld Port für lokale Kommunikation jede andere freie Portnummer eintragen.

Verschlüsselte Verbindung per HTTPS

Outlook verlangt, dass die Kommunikation zwischen Advolux und Outlook verschlüsselt erfolgt. 

Sie müssen dazu ein Zertifikat erstellen, dass die Kommunikation zwischen Advolux und Outlook absichert. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Gültigkeitszeiträumen des Zertifikats. Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums das aktuellen Zertifikats wird Advolux Sie informieren und ein neues Zertifikat erstellen.

Wählen Sie einen für Ihre Infrastruktur passenden Gültigkeitszeitraum aus und klicken Sie dann auf Zertifikat generieren. Advolux wird jetzt ein Zertifikat erstellen und dieses in Ihrem System als vertrauenswürdig markieren. In diesem Prozess werden Sie vom Betriebssystem aufgefordert, dem Schritt zuzustimmen.

macOS

Advolux informiert Sie mit folgendem Dialog, dass ein Zertifikat im System hinterlegt wird:

Das Betriebssystem erfordert nun durch Sie die Bestätigung, dass dieser Schritt ausgeführt werden darf. Im Prozess kann der folgende Dialog zwei Mal angezeigt werden:

Windows

Advolux informiert Sie mit folgendem Dialog, dass ein Zertifikat im System hinterlegt wird:

Das Betriebssystem erfordert nun durch Sie die Bestätigung, dass dieser Schritt ausgeführt werden darf.

Sie können den in den Dialogen angezeigten SHA1 Wert vergleichen, um sicher zu gehen, dass nichts manipuliert wurde.

Neues Outlook oder klassisches Outlook verwenden

Microsoft bietet zwei Varianten von Outlook an: das klassische Outlook, das bisher der Standard E-Mail-Client war sowie die in Entwicklung befindliche Version Neues Outlook. 

Wenn Sie unter Windows das neue Outlook verwenden, setzen Sie den Haken für Neues Outlook.

Erweiterung für Outlook generieren

Im letzten Schritt müssen Sie für die Installation in Outlook ein Add-In generieren. Klicken Sie dazu auf den Button Add-In generieren.

Nach erfolgreicher Benachrichtigung wird folgende Meldung angezeigt (unten rechts auf dem Bildschirm):

Im Einstellungsdialog können Sie sehen, wo auf der lokalen Festplatte das Add-In erstellt wurde. Im Screenshot oben ist der Pfad beispielsweise /Users/simon/luxwork/mailclient/manifest.xml. Merken Sie sich diesen Pfad für die Installation in Outlook.

Einrichtung eines E-Mail Kontos in Advolux

Advolux nutzt für diverse Funktionalitäten ein im System hinterlegtes E-Mail Konto. Da es in aller Regel nicht gewünscht ist, die E-Mails, die über Outlook verwaltet werden, trotzdem vom Advolux MailService abholen zu lassen und über den Advolux-Posteingang zusätzlich zu verarbeiten, gibt es für die Verwendung von Outlook einen eigenen E-Mail Kontotyp. Um ein externes E-Mail-Konto zu konfigurieren, öffnen Sie den entsprechenden Dialog über System > Einstellungen und dort den Punkt E-Mail-Anbindung in der Kategorie EDA, E-Mail und andere.

Klicken Sie nun Neues Konto und im sich öffnenden Menü auf Neues Externes Konto.

Im Konfigurations-Dialog vergeben Sie die Bezeichnung und die Absenderadresse des Postfachs. Dieses Konto können Sie nun innerhalb von Advolux so verwenden, wie Sie bisher die "echten" E-Mail-Konten verwendet haben. Zum Beispiel können Sie das E-Mail Konto als Mailabsender in den Stammdaten einer Akte hinterlegen.

Einrichtung in Outlook

Installation der Erweiterung

Sie können den Installations-Dialog für Add-Ins über die Advolux-Einstellungen öffnen. Klicken Sie dazu im Konfigurationsdialog 'E-Mail-Client Integration' auf den Button Zur Outlook Add-In-Installation.

Die Installationsseite öffnet sich dann in Ihrem Standard-Browser. Wählen Sie im Menü in der Seitenleiste den Punkt Meine Add-Ins aus. Klicken Sie auf der Seite auf den Button Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen.

Im Popup-Menü wählen Sie die Option Aus Datei hinzufügen... aus.

Im sich nun öffnenden Datei-Dialog müssen Sie die zuvor in Advolux generierte Datei manifest.xml auswählen und installieren. 

Nehmen Sie den Sicherheitshinweis zur Kenntnis und klicken Sie auf Installieren.

Videos

Öffnen der Advolux Seitenleisten

Die Funktionalität der Advolux-Integration wird über sogenannte Seitenleisten zur Verfügung gestellt. Diese sind separat für den Lese- und den Schreibmodus vorhanden. Sie können die jeweilige Seitenleiste über das Menüband von Outlook öffnen. Klicken Sie dazu auf den Eintrag Weitere Apps.

Im sich öffnenden Pop-Up klicken Sie auf den Eintrag für Advolux.

Je nachdem, ob Sie sich aktuell im Lese- oder im Schreibmodus befinden, werden Ihnen andere Optionen angeboten.

Öffnen Sie die Seitenleisten durch Klick auf E-Mails zuordnen bzw. Entwürfe.

Anpinnen der Seitenleisten

Damit Sie die Seitenleisten nicht für jede E-Mail erneut öffnen müssen, können Sie die Leiste in Outlook anpinnen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste oben rechts auf das Pin-Symbol.

Seitenleiste nicht angepinnt

Seitenleiste angepinnt

Arbeiten in Advolux

Öffnen einer E-Mail

E-Mails in einer Akte können Sie einfach per Doppelklick auf das jeweilige Dokument öffnen. Advolux versucht, die E-Mail direkt in Outlook zu öffnen. Je nachdem, ob die E-Mail noch im Outlook-Postfach vorhanden ist oder nicht, kann sich die Anzeige in Outlook etwas verändern.

Erstellen einer E-Mail

Neue E-Mails können Sie auf Basis der vorhandenen Vorlagen direkt aus der Akte heraus erstellen. Verwenden Sie dazu die bekannten Advolux-Funktionen (z. B. Neues Dokument in der Dokumentübersicht der Akte). Advolux erstellt dann die E-Mail in der Akte und öffnet Sie zur Bearbeitung in Outlook.

Antworten/Weiterleiten von E-Mails

Weiterleiten von Postausgängen

Ausgegangene E-Mails können Sie an weitere Empfänger weiterleiten. Advolux erstellt auf Basis der entsprechenden Vorlage eine neue E-Mail und öffnet diese als Entwurf in Outlook. Sie können die E-Mail dort weiterbearbeiten und versenden.

Die Funktion erreichen Sie über das Kontextmenü einer ausgegangenen E-Mail in der Dokumentansicht einer Akte.

Antworten und Weiterleiten von Posteingängen

Eingegangene E-Mails können Sie beantworten oder weiterleiten. Antworten können Sie entweder an den Absender der E-Mail oder an alle Beteiligten der E-Mail (Absender und CC Liste). Weiterleiten können Sie an einen beliebigen Empfänger. Advolux erstellt auf Basis der entsprechenden Vorlagen eine neue E-Mail und öffnet diese als Entwurf in Outlook. Dort kann die E-Mail weiter bearbeitet und dann versendet werden.

Die relevanten Funktionen erreichen Sie über das Kontextmenü einer eingegangenen E-Mail in der Dokumentansicht einer Akte.

Arbeiten in Outlook

E-Mails zuordnen

Sie können ein- und ausgegangene E-Mails in eine Akte in Advolux übernehmen. In der Seitenleiste wird Ihnen angezeigt, welche E-Mail momentan in Outlook ausgewählt ist und ggf. in welche Akten diese bereits importiert wurde.

Über den Button In Akte ablegen können Sie die E-Mail einer Akte zuordnen. Alternativ können Sie die E-Mail zunächst auch in einen Posteingang in Advolux übernehmen (In Posteingang übernehmen) und von dort aus die E-Mail weiterverarbeiten.

Um die E-Mail in eine Akte zu importieren, erscheint zunächst ein Auswahl-Dialog, über den Sie die Zielakte auswählen können. Initial zeigt der Dialog nur die Akten an, die beim Start von Advolux geöffnet waren. Weitere Akten können Sie durch Verwendung der Filter-Felder finden.

Über das Fragezeichen-Symbol können Sie in diesem und auch den weiteren Dialogen eine Erläuterung zum jeweiligen Dialog einblenden, um mehr über die Funktionen zu erfahren.

Nach Auswahl der Akte klicken Sie auf Weiter, um zusätzliche Informationen der E-Mail einzugeben und dann die E-Mail per Klick auf Importieren in die Akte zu übernehmen.

E-Mails schreiben

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook schreiben, haben Sie die Möglichkeit, Anhänge aus Akten in Advolux hinzuzufügen sowie die E-Mail als Entwurf in Advolux zu speichern.

Hinzufügen von Anhängen aus einer Akte

Über die Aktion Anhang aus Akte hinzufügen können Sie Dokumente aus einer Akte an die aktuell bearbeitete E-Mail anhängen. Wählen Sie zunächst die betreffende Akte im Auswahldialog aus und klicken Sie auf weiter.

Im folgenden Dialog werden die Dokumente aus der gewählten Akte mit Ihrer Vorschau angezeigt. Hier können sie ein Dokument auswählen und als Anhang zur E-Mail hinzufügen.

Erklärung der Aktionen

Als Anhang hinzufügen - fügt das gewählte Dokument im Original zur E-Mail hinzu.

Als Anhang hinzufügen (PDF) - konvertiert das gewählte Dokument nach PDF und hängt das erstellte PDF an die E-Mail.

Filter-Funktion

Im Dialog gibt es diverse Filtermöglichkeiten - zunächst ist filtern über die Bezeichnung des Dokuments möglich. Durch Klick auf das Filter-Symbol öffnet sich ein zusätzlicher Dialog, der weitere Filtermöglichkeiten bietet.

Entwurf in der Akte speichern

Per Klick auf den Button Entwurf in Advolux speichern haben Sie die Möglichkeit, die aktuell bearbeitete E-Mail in einer Akte zwischenzuspeichern.

Wenn die E-Mail in Advolux erstellt und dann in Outlook geöffnet wurde, kann Advolux die Verknüpfung zur Akte aus dieser Information herleiten. Wurde die E-Mail direkt in Outlook erstellt, muss zunächst die Akte ausgewählt werden. Dies geschieht über den Auswahldialog.

Die Details zum Entwurf können dann noch angegeben werden und durch Klick auf Importieren übernehmen Sie den Entwurf in die Akte.

E-Mail senden

Eine E-Mail versenden Sie wie bisher auch über Outlook und dessen Funktionen. Wenn die E-Mail in Advolux erstellt wurde oder nachträglich als Entwurf in Advolux gespeichert wurde, kann Advolux den Versand automatisch erkennen und die E-Mail in der Akte entsprechend aktualisieren (z. B. den Status auf Posteingang stellen). Wenn Advolux keine Information zu der E-Mail hat, wird sie nicht automatisiert übernommen. Soll die versendete E-Mail in einer Akte abgelegt werden, können Sie die versendete E-Mail in Outlook öffnen und über die Aktion In Akte ablegen den Import-Vorgang starten.

Terminalserver

Beim Betrieb auf einem Terminalserver gibt es zwei Dinge zu beachten:

• der in Advolux eingestellte "Terminalserver Clientname" muss auch in den Add-In-Einstellungen hinterlegt werden
• jeder Anwender muss einen eigenen Port für die lokale Kommunikation verwenden

Wenn diese Dinge nicht korrekt konfiguriert sind, wird die Integration von Advolux und Outlook nicht funktionieren.

Port für lokale Kommunikation

Das Add-In kommuniziert mit Advolux über den unter System > Einstellungen > Weitere Einstellungen > E-Mail-Client-Integration eingestellten Port. Damit die Kommunikation möglich ist, muss hier eine freie Portnummer eingestellt werden. Wenn Benutzer A und Benutzer B die E-Mail-Client-Integration verwenden, sollten Sie also beispielsweise für Benutzer A den Port 4000 einstellen und für Benutzer B den Port 4001.

Terminalserver Clientname

Der in Advolux eingestellte Terminalserver Clientname muss in den Add-In Einstellungen im Entsprechenden Feld hinterlegt werden. In Advolux finden Sie den Clientnamen in System > Einstellungen > Weitere Einstellungen > Terminalserver Clienteinstellungen. Kopieren Sie den dort eingetragenen Wert und tragen Sie den Wert in Outlook in das entsprechende Feld der Add-In Einstellungen (Advolux > Einstellungen).

Problembehandlung

Seitenleiste wird nicht gestartet

Wenn in der Advolux-Seitenleiste eine Fehlermeldung wie im Screenshot angezeigt wird, kann Outlook nicht mit dem Advolux Kommunikationsdienst kommunizieren. 

Kommunikationsdienst ist nicht verfügbar

Starten Sie Advolux neu und versuchen Sie dann nach der Anmeldung, in Outlook durch Klick auf den Button Wiederholen die Seitenleiste neu zu laden.

Outlook vertraut dem in Advolux generierten Zertifikat nicht

Wenn Sie in Advolux ein neues Zertifikat für die HTTPS-Verbindung generiert haben, muss Outlook neu gestartet werden, damit die Anwendung dem neuen Zertifikat vertraut. Starten Sie also Outlook komplett neu und prüfen Sie, ob die Seitenleiste wieder angezeigt wird.

Seitenleiste wird nach einem Outlook-Neustart nicht mehr angezeigt

In manchen Versionen von Outlook (z. B. unter macOS) wird die Seitenleiste von Advolux nach einem Neustart nicht angezeigt, obwohl sie vor dem Neustart geöffnet war und auch angepinnt wurde. Öffnen Sie die Seitenleiste erneut über das Advolux-Menü. Dieses Verhalten ist von Outlook vorgegeben und kann vom Advolux Add-In nicht beeinflusst werden.