(ab Version 5.050)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Scaneingänge in Advolux zu organisieren. Scan-Ordner werden dabei immer auf dem jeweiligen Client eingerichtet. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten der Einrichtung, die nachfolgend beschrieben werden. Einzelner Scaneingang, Scaneingang mit Zurordnung in das zentrale Postfach, und Workflow-Scaneingänge. Diese Möglichkeiten können auch zusammen benutzt werden, wenn man bei verschiedenen Bearbeitern verschiedene Scanszenarien abbilden möchte. 

Einen Scanordner für einen Benutzer einrichten

Gehen Sie auf 'System/Einstellungen' und dann auf 'Verzeichnisse'.

Wählen Sie bei 'Posteingang' das Verzeichnis aus, das auf diesem Rechner als Eingangsordner für Scans dienen soll. Dies kann auch ein Netzlaufwerk sein, dann sollte darauf geachtet werden, dass die Lese- und Schreibrechte für den angemeldeten Benutzer vorhanden sind. Die Voreinstellung ist 'BENUTZERORDNER/luxwork/scaninput'.

Bei Netzlaufwerken empfiehlt es sich, den Haken bei 'Lokale Kopie für das Preview' zu setzen, dann werden evtl. rechtebedingte Anzeigeprobleme der Vorschau im Scaneingang vermieden. 

Im Ergebnis werden die Dokumente im Scanordner dann im Posteingang auf diesem Rechner links im Briefeingang angezeigt und können vom angemeldeten Bearbeiter den Akten zugeordnet werden.

Einen Scanordner einrichten, dessen Inhalt im allgemeinen Posteingang für alle Benutzer zu sehen sein soll

Richten Sie auf allen Clients, die Scaneingänge bearbeiten sollen, wie oben gezeigt den Posteingang ein. 

Setzen Sie den Haken bei 'Übernahme in das zentrale Postfach der Kanzlei.'. Diese Einstellung bewirkt, dass der auf diesem Rechner eingelesene Scan auf allen Clients im Scaneingang sichtbar ist und zugeordnet werden kann. Sobald ein Mitarbeiter den Scan einer Akte zugeordnet hat, ist dieser für alle Bearbeiter aus dem Posteingang entfernt.

Sie können zum Beispiel auf drei Clients die Einrichtung vornehmen, wenn diese drei Bearbeiter für das Einscannen zuständig sind, und durch den Haken 'Übernahme in das zentrale Postfach' können weitere Bearbeiter diese Eingänge ebenfalls den Akten zuordnen.  

Einen Scanordner für den Workflow eines Benutzers einrichten

In Advolux kann ein Bearbeiter einen Workflow haben. Im Normalfall bekommen nur Anwältinnen und Anwälte den Workflow, während Mitarbeiter, die dem Workflowinhaber zuarbeiten, selbst keinen Workflow haben, aber am Workflow des Anwalts beteiligt sein können. 

Für den Scaneingang bedeutet dies: Man richtet den Scanordner nur für den Inhaber des Workflows ein und beteiligt dann die Mitarbeiter, die ebenfalls diese Scans bearbeiten sollen. 

Unter 'System/Einstellungen/Mitarbeiter- und Rechteverwaltung' unter 'Postfächer/beA' bearbeitet man den Inhaber des Workflows. 

Dort gibt es die 'Zuständigkeiten'.

Wir sehen den Workflow des Anwalts 'Tester'. Hier richten wir bei 'Scanverzeichnis' den Ordner ein, in den gescannt wird (dies kann ein Netzwerkordner oder ein lokaler Ordner sein). 

Der Workflowinhaber hat sowieso Zugriff auf die Scans in seinem Posteingang. Um weiteren Bearbeitern die Möglichkeit zu geben, Scans dieses Workflows im Posteingang zu sehen, setzt man hier bei 'Brief-Eingang' oben bei 'Zuständige Bearbeiter' den Haken bei diesen Mitarbeitern.

Im Ergebnis sehen dann der Workflow-Inhaber und alle beteiligten Mitarbeiter die Scaneingänge auf Ihrem lokalen Client im Brief-(Scan)eingang.