In Advolux ist die farbliche Markierung von Dokumenten möglich
Es ist möglich, Dokumente farblich zu markieren, um unterschiedliche Kategorien von Dokumenten schneller und einfacher unterscheiden zu können. Zum Beispiel könnten Sie alle Dokumente, die in Kopie an den Mandanten gehen sollen, grün markieren oder durch Farben unterschiedliche Prioritäten (rot, gelb, grün) darstellen usw.
Grundeinstellung nach der Installation
In der Grundeinstellung ist in der Registerkarte „Dokumente" in einer Akte die Spalte „M" vorhanden. Dokumente sind nicht farblich markiert. Wenn Sie erstmalig ein Dokument mit rechter Maustaste farbig markieren (siehe unten „Markieren eines bestehenden Dokumentes in der Akte"), erscheint folgender Dialog:
Sie können mit „Bearbeiten" die Einstellungen aufrufen, müssen dies aber an dieser Stelle nicht, sondern können die Grundeinstellung ohne weitere Konfiguration verwenden.
Konfiguration der Farbmarkierungs-Möglichkeiten
Gehen Sie auf „System/Einstellungen/Vorlagen verwalten":
Weiter zu „Farbliche Kategorien":
Hier können Sie entscheiden, ob Sie alle Farben verwenden möchten oder welche Farben Sie verwenden möchten und welche nicht. Ist die Bezeichnung bei einer Farbe leer, wird die Farbe nicht verwendet. Möchten Sie also eine oder mehrere Farben nicht verwenden, löschen Sie den Text hinter der Farbe. Dann erscheint der Text „ wird nicht verwendet" und die Farbe wird beim Markieren nicht angeboten. Möchten Sie anschließend die Farbe doch verwenden, schreiben Sie einfach wieder Text in die Zeile und die Farbe wird wieder eingeblendet. Bei den von Ihnen verwendeten Farben können Sie den Text frei wählen.
Mit „Übernehmen" werden die Einstellungen übernommen.
Darstellung In der Akte in der Registerkarte Dokumente anpassen
Sie können auf ein beliebiges Dokument mit rechter Maustaste klicken und „Darstellung" wählen. Dann können Sie die Spalte „M" (für „Markierung" oder „Markieren") einblenden, wenn Sie noch nicht dargestellt wird, bzw. ausblenden, wenn Sie keine farbliche Markierung von Dokumenten benötigen.
Weiterhin können Sie die Spalte „M" durch Ziehen mit der Maus an eine andere Stelle bringen, z. B. gleich als erste Spalte oder ganz hinten.
Markieren eines bestehenden Dokumentes in der Akte
Klicken Sie mit rechter Maustaste auf das Dokument und wählen „Dokument markieren". Nun öffnet sich ein Menü, in welchem Sie zwischen „Keine Markierung" (zum Abwählen einer Markierung) oder einer der definierten Farben bzw. Kategorien wählen können.
In der Übersicht in der Akte filtern
Sie können die Dokumente nach den Farben/Kategorien filtern. „Alle" stellt alle Dokumente wie gewohnt dar, unabhängig, ob diese markiert sind oder nicht. „Markierte" stellt alle markierten Dokumente dar, oder Sie können durch das gezielte Anwählen einer Farbe nur die Dokumente dieser Kategorie anzeigen lassen.
Markieren beim Erstellen eines Dokumentes in der Akte
Beim Erstellen eines neuen Dokumentes können Sie im Assistenten eine Markierung für das Dokument vergeben. Voreingestellt ist „Keine Markierung".
Im Posteingangsassistenten
Beim Zuordnen einer E-Mail oder eines Dokumentes im Posteingang können Sie für die E-Mail bzw. das Dokument gleich eine farbliche Kategorie einstellen. Voreingestellt ist „Keine Markierung".
Farbliche Markierung im Postworkflow anzeigen und ändern
Gilt für die Körbe Korrektur, Ausfertigung, Signatur, beA und Brief.
Die Spalte Markierung (=M) ist optional und nicht voreingestellt, das heißt, sie muss explizit eingeschaltet werden (für jeden der o. g. Bereiche gesondert).
Das Ein- Ausschalten von Spalten erfolgt wie bei allen anderen Tabellenfenstern über die rechte Maustaste -> Darstellung.
Die Einstellungen werden für jeden Arbeitsplatz gesondert gemerkt.
Die farbliche Markierung von Dokumenten kann im Postworkflow nicht nur angesehen, sondern auch geändert werden.
