Frei definierbare Datenfelder über Referatsvorlagen nutzen

Einleitung

Advolux kann frei wählbare zusätzliche Informationen zu Akten in speziellen Datenfeldern speichern.
Diese Informationen stehen dann für automatisiert generierte Dokumente zur Verfügung.
Die Definition dieser Datenfelder erfolgt pro Referat.

Beispiel (können Sie in der Demodatenbank ausprobieren):
Sie möchten die zusätzlichen Datenfelder „Name des Vertragspartners" und „Vertragsbeginn" in einigen Akten bereitstellen und dann automatisiert in neue Dokumente einfügen lassen.

Anleitung

Es muss zuerst ein Referat definiert werden, welches die neuen Datenfelder bereitstellen kann. Wenn Sie dann eine neue Akte anlegen und dieses Referat auswählen, sind die Datenfelder für diese Akte verfügbar. In unserem Beispiel nennen wir es „Mein Referat".
Gehen Sie in Advolux auf „System/Einstellungen/Vorlagen verwalten".

Gehen Sie dann auf „Referate".

Drücken Sie den Button „Neu".

Geben Sie im Feld „Name" den Wert „Mein Referat" ein.

Wechseln Sie in den Reiter „Referat" und geben im Feld „Seitentitel" den Wert „Meine Daten" ein (der „Seitentitel" definiert die Beschriftung der Karteikarte in der Akte) und drücken unten den Button „Übernehmen".

Das Referat „Meine Daten" wurde nun angelegt. Markieren Sie dieses, so dass es blau hinterlegt ist, und drücken „Bearbeiten".

Klicken Sie auf die Registerkarte „Daten".
Es erscheint ein Sicherheitshinweis.

Sicherheitshinweis: Dieser wird aus folgendem Grund angezeigt: Haben Sie bereits eigene
Datenfelder angelegt und diese mit Daten befüllt und ändern dann z. B. den Elementtyp des Feldes von „Editierbarer Text" zu z. B. „Währung", sind die bereits eingegebenen Daten zwar noch vorhanden, aber nicht mehr lesbar! Daher seien Sie bitte bei Änderungen umsichtig, ändern Sie den Datentyp von bereits befüllten Datenfeldern nicht, sonst droht Datenverlust! Im Zweifel fragen Sie bitte den Kundenservice.

Drücken Sie auf „Bearbeiten".
Nun können Sie mit dem Anlegen von Datenfeldern beginnen.
Klicken Sie auf den Button „+", um das erste Datenfeld zu definieren.

Wählen Sie den „Elementtyp" „Datum" mit der Combobox aus.

Ändern Sie den vorgegebenen Wert „Anzeige" bei „Name" auf den Wert „Vertragsbeginn".

Geben Sie bei „Tooltip" den Wert „Hier bitte das Datum des Vertragsbeginns eingeben!" ein.

Ergänzen Sie unbedingt den Wert im Feld „Schlüssel", so dass dann als Wert „MEIN REFERAT.VERTRAGSBEGINN" eingetragen ist.

Wählen Sie nun das gewünschte anzuzeigende Datumsformat mit der Combobox.

Übernehmen Sie die Änderungen mit „Übernehmen".
Sie sehen, dass das Feld „Vertragsbeginn" angelegt wurde.
Nun können Sie erneut auf das „+"-Zeichen drücken, um das zweite Feld „Vertragspartner" anzulegen.

Das Vorgehen ist hier ähnlich wie beim ersten Feld.
Wählen Sie den „Elementtyp" „Editierbarer Text" und geben bei „Name" den Wert „Name des
Vertragspartners:" ein. Geben Sie bei „Tooltip" den Wert „Hier bitte den Namen des Vertragspartners eingeben!" ein. Ergänzen Sie den Wert im Feld „Schlüssel", so dass dann als Wert „MEIN REFERAT.NAME_VERTRAGSPARTNER" eingetragen ist.
(Achten Sie unbedingt immer darauf, dass bei der Definition eines Datenfeldes der
„Schlüssel" (siehe Bild) als Präfix den Namen des Referates hat (gefolgt von einem Punkt). Im Beispielbild also „MEIN REFERAT.".

Klicken Sie auf „Übernehmen", um das zweite Datenfeld zu übernehmen.

Klicken Sie auf „Übernehmen" und im nächsten Fenster erneut auf „Übernehmen" um die Änderungen im Referat zu übernehmen.

Nun können Sie das Fenster „Referatvorlagen verwalten" schließen.
Legen Sie nun eine neue Akte mit dem Referat „Mein Referat" an oder ändern Sie das Referat einer bestehenden Akte zu „Mein Referat", wird in der geöffneten Akte ein neuer Reiter „Meine Daten" angezeigt.
Bestehende Akte:

Neue Akte:

In der neuen Akte „Testakte" zeigt sich im Reiter „Meine Daten" folgendes Bild:

Klickt man in eins der Felder, z. B. bei „Vertragsbeginn", sieht man auf der rechten Seite, wie das jeweilige Datenfeld in einer Dokumentvorlage automatisiert abgefragt werden kann (Aufruf im Dokument). Mit dem
Button „Script kopieren" können Sie das Script für das Datenfeld bequem in die
Zwischenablage Ihres Rechners einfügen, um es dann in eine Dokumentvorlage zu kopieren.

Nun können die Felder befüllt werden und bleiben in der Akte gespeichert.

Erstellen wir nun eine neue Dokumentvorlage, z. B. „Abfrage Vertragsdaten".
In „System/Einstellungen" den Dokumentvorlage-Assistenten öffnen.

h
Drücken Sie den Button „Neue Dokumentvorlage erstellen".

Wählen Sie „Leeres Dokument" und drücken „Weiter".

Es öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem leeren Dokument und ein Assistenten-Fenster.

Lassen Sie beides offen und gehen in Advolux auf die vorher angelegte Akte „Testakte" in den Reiter „Meine Daten".
Klicken Sie auf das Feld „Name des Vertragspartners", so dass es blau hinterlegt ist, und dann auf „Script kopieren".

Gehen Sie mit dem Cursor in das leere Dokument der geöffneten Textverarbeitung und schreiben in die erste Zeile „Vertragspartner: „ und fügen dahinter das kopierte Script z. B. mit „STRG V" ein.
Wiederholen Sie die Schritte mit dem Feld „Vertragsbeginn", so dass Ihr Dokument so aussieht:

Drücken Sie im geöffneten Assistenten „Dokumentvorlagen bearbeiten" auf „Weiter" und „Übernehmen" Sie.

Geben Sie den Namen „Abfrage Vertragsdaten" bei „Name" ein und drücken „Fertigstellen".

Bestätigen Sie den Hinweis mit „Weiter" und schließen die Systemeinstellungen.

Somit haben Sie erfolgreich eine neue Dokumentvorlage erstellt, welche Sie nun aus dieser (oder weiteren Akten im Referat „Mein Referat" nutzen können. Es wird automatisiert sowohl der Name des Vertragspartners als auch das Datum des Vertragsbeginns gezogen und in das Dokument geschrieben.

Ergebnis überprüfen:

Legen Sie ein neues Dokument „Abfrage Vertragsdaten" in der Akte an.

Ergebnis:
Das Dokument wurde aus den Elementen in der Dokumentvorlage erstellt und mit den Daten aus der Akte befüllt.