Einführung

Diese Dokumentation führt Sie durch die Nutzung der Advolux Belegbuchhaltung. Sie ist in vier Teile gegliedert:

  1. Voraussetzungen, Einrichtung und Aufbau

  2. Verwalten und Bearbeiten von Belegen

  3. Einzelbuchungen

  4. Stapelbuchungen

Teil 1: Voraussetzungen, Einrichtung und Aufbau

Gesetzliche Grundlagen

Das Wirtschaftsbeschleunigungsgesetz 2023 verpflichtet Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Pflichten beim Empfang

Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem der drei folgenden Formate zu empfangen:

  • CII (Cross-Industry Invoice): Europäischer XML-Standard.

  • UBL (Universal Business Language): XML-Standard.

  • PDF mit eingebettetem XML (z. B. ZUGFeRD 2.2): Kombination aus lesbarem und maschinenlesbarem Format.

Advolux unterstützt den Empfang von CII und ZUGFeRD 2.2.

Belegbuchhaltung öffnen

Um die Belegbuchhaltung in Advolux zu nutzen, wählen Sie wie gewohnt im Bereich Finanzen Ihren Buchungskreis.

Sie finden ein weiteres Fenster „Belege".




Das Fenster ist unterteilt in:

Linker Bereich: Status der Belege, z. B. „ungeprüfte Belege“, „zu bezahlende Belege“.

Rechter Bereich: Auswahlbereich und Importfunktion, Filtern, Belegvorschau.




Die Belegvorschau ist für die komfortable Erfassung der digitalen Belege erforderlich.
Die Belegvorschau wird über das Anhaken der Funktion "Belegvorschau" aktiviert.
Um die Anzeige der Belege auf die gewünschten Belege einzuschränken, stehen ihnen auch verschiedene Filter im Belegfenster zur Verfügung.



Teil 2: Verwalten und Bearbeiten von Belegen

Bearbeitung von Belegen

Advolux unterstützt alle Schritte für die Bearbeitung von elektronischen und sonstigen Belegen.
Belege müssen geprüft, mit einem Rechnungsbetrag versehen und anschließend verbucht werden.
Sie werden den jeweiligen Buchungen zugeordnet.

  • Elektronische Belege (z. B. ZUGFeRD 2.2) werden von Advolux validiert. Sie können sich nur auf den Bearbeitungsschritt, nicht auf die Rechnungsdaten beziehen.

  • Sonstige Belege (z. B. gescannte Rechnungen, PDF Rechnungen usw.) können bezüglich der Rechnungsdaten aufbereitet werden. Eine Validierung findet nicht statt.

Rechnungen importieren

Um zu beginnen, wählen Sie "Importieren" im Belege-Fenster.





Wählen Sie die Belege aus, die Sie hochladen wollen.






Die Belege erscheinen automatisch im Status "Ungeprüfte Belege".




Automatische Importverzeichnisse einrichten

Sie können Verzeichnisse für den automatischen Import von Belegen konfigurieren.
Die Funktion findet sich im Drei-Strich-Menü am unteren rechten Rand des Belegfensters.



In dem Fenster "Verzeichnisse konfigurieren" können sie für den jeweiligen Status einen Ordner auswählen.
Die darin enthaltenen Belege werden automatisch von Advolux mit dem jeweiligen Belegstatus importiert.



Kostenarten konfigurieren

Sie können zur Vorkontierung der Belege eine Kostenart auswählen, die eine schnellere Zuordnung der Sachkonten zur Buchung ermöglicht.
Sie gelangen zur Einrichtung der "Buchhaltung Vorschläge" über den Funktionsaufruf von "Belegvorschläge bearbeiten" im Drei-Strich-Menü am rechten Rand des Belegfensters.



Hier können sie die Belegvorschläge einrichten und bearbeiten.




Die dort konfigurierten Kostenarten stehen Ihnen in der Belegansicht bei jedem einzelnen Beleg zur Auswahl zur Verfügung. 



Rechnungsdaten erfassen und prüfen

Wählen Sie den Beleg aus, den sie bearbeiten möchten.
Bei sonstigen Rechnungen müssen sie die Re-Beträge manuell erfassen, da diese im Beleg nicht als Strukturdatensatz vorliegen.



Hier können Sie auch die Bezeichnung für den Beleg erfassen.



Das Beleg-Vorschaufenster bietet bei sonstigen Rechnungen zwei Bereiche, die Sie zur Prüfung einsehen können.
Dies sind der Bereich "Dokument" und der Bereich "Rechnung". Sie wechseln zwischen den Bereichen durch Auswahl der Ansicht im Beleg-Vorschaufenster.



Im Bereich "Dokument" können sie das Belegbild sehen, während im Bereich "Rechnung" die dazu erfassten Daten eingesehen werden können.



Bei elektronischen Rechnungen sind bereits eine Vielzahl von Daten erfasst und müssen von Ihnen lediglich geprüft oder in manchen Fällen abgeändert werden.
In diesem Zusammenhang ist das Beleg-Vorschaufenster wichtig, da dort die verschiedenen Bereiche einer digitalen Rechnung betrachtet werden können.
Es stehen Ihnen unter Ansicht die folgenden Bereiche zur Verfügung:

  • Dokument mit dem Belegbild
  • E-Rechnung mit den strukturierten Daten
  • Validierung mit dem Ergebnis der Validierung

     


Im Bereich "E-Rechnung" sehen Sie die verschiedenen bereits vorhandenen Strukturdaten.



Im Bereich "Validierung" kann das Ergebnis der Validierung eingesehen werden.



Sollte bei einer Validierung ein Fehler in der Struktur der elektronischen Rechnung festgestellt werden, wird dies durch eine deutliche Darstellung der Überschriften in Rot signalisiert.
Darüber hinaus wird auch eine Fehlermeldung zur Validierung dargestellt.



Zudem kann auch eine Kostenart zur Rechnung erfasst werden. Dies erleichtert später die Verbuchung, da dadurch bereits ein Sachkonto der Rechnung zugewiesen wird.



Nach der Erfassung der Belege kann am jeweiligen Beleg der nächste Schritt ausgewählt werden.
Als nächste Schritte kommen folgende Optionen in Betracht:

  • Zur Bezahlung
  • Warten auf Konto
  • Als bezahlt markieren
  • Als verbucht markieren
  • Beleg ablehnen
  • Beleg ist Spam


Nachdem die gewünschten nächsten Schritte bei der jeweiligen Rechnung ausgewählt wurden, können Sie die Durchführung der Schritte durch Klick auf "Nächste Schritte" ausführen lassen.



Nach dem Ausführen von "Nächste Schritte" befinden sich die Belege in dem jeweiligen Status auf der rechten Seite, soweit ein nächster Schritt ausgewählt war.
Die Rechnungen, welche mit "Zur Bezahlung" als nächster Schritt versehen wurden, befinden sich nun in dem Status "Zu bezahlende Belege".



Wenn bereits eine Bankverbindung für die Bezahlung der Rechnung hinterlegt ist, kann die Überweisung in eine SEPA-Datei exportiert werden.
Anhand des Bank-Symbols am rechten Rand können Sie sehen, ob eine Bankverbindung hinterlegt ist.
Durch Klick auf "Bezahlen" wird die Erstellung der SEPA-Datei gestartet.



Nach dem Klick auf "Bezahlen" werden Ihnen die Zahlungsanweisungen zur Prüfung nochmal angezeigt.



Nach Klick auf "Weiter" sehen Sie Ihr Konto, von dem die Zahlung angewiesen wird, sowie den Ordner, in dem die SEPA-Datei mit den Zahlungsanweisungen abgelegt wird.



Nach Klick auf "Fertigstellen" werden die Rechnungen in den Status "Warten auf Kontoeingang" verschoben.



Teil 3: Einzelbuchungen

Hier wird gezeigt, wie Belege einzeln anhand des Kontoauszugs verbucht werden und dabei die digitalen Belege verwendet werden.

Vorgehensweise

Wählen Sie den Punkt Buchungen aus und klicken dann auf "Neue Buchung".



Es öffnet sich ein separater Dialog, bei welchem Sie nun einzelne Belege einer Buchung zuordnen können.
Der Belegdialog kann entweder "Frei beweglich" oder "Buchungsbegleitend" angezeigt werden.
Die Belege lassen sich nach Jahr, Monat und Betrag filtern.



Sie können in die Erstellung einer Buchung durch Klick auf "Buchung ohne Aktenbezug" einsteigen.
Es ist sinnvoll, dass während des Buchens der Bereich Vorschau für den digitalen Beleg aktiviert ist.
Belege können per Doppelklick einer Buchung zugeordnet werden.
Die Auswahl für Konten und Umsatzsteuer wird gemäß der hinterlegten Einstellungen, welche über die Kategorisierung in den Belegen erfolgen, vorausgewählt.
Für Belege, welche nicht elektronisch (z. B. per Scan) hinterlegt wurden, muss die Umsatzsteuer selbst eingetragen werden.



Durch Klick auf "Fertigstellen" wird dieser digitale Beleg verbucht.




Auch für bereits verbuchte Belege ist es möglich, erneut eine Buchung hinzuzufügen.

Nach dem Verbuchungsschritt sehen Sie in einer Übersicht die Verbuchung in der Buchungsauswahl.



Teil 4: Stapelbuchungen

Hier wird Ihnen gezeigt, wie Sie Belege stapelweise anhand der Kontoauszüge verbuchen können.

Vorgehensweise

Wählen Sie unter dem Punkt "Buchen" den Button "Buchungsstapel" und wählen Sie eine Datei mit dem Kontoauszug (MT-940 *.sta) aus.



Es öffnet sich der Dialog "Buchungsstapel bearbeiten".



Ziel der Bearbeitung des Buchungsstapels ist, dass jeder Zahlung ein Beleg zugeordnet ist und eine korrekte Buchung für die Zahlung vorliegt.



Mit einem Doppelklick auf die Zahlung wird ein Filter in der digitalen Belegliste ausgeführt, so dass lediglich die relevanten Belege links angezeigt werden.
Ein weiterer Doppelklick auf den Eintrag in der digitalen Belegliste ordnet den Beleg der Zahlung und damit auch der Buchung zu.


 


Wenn der Kontoauszug vollständig bearbeitet ist, alle Buchungen korrekt und die digitalen Belege zugeordnet sind, können Sie mit Klick auf "Stapel übernehmen" die Bearbeitung abschließen.