DSGVO-Löschplan für Akten und Personen
DSGVO - Personenbezogene Daten werden nach Löschplan gelöscht
Nach Artikel 17 DSGVO müssen personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Vorhaltefristen gelöscht werden. Für alle Akten und Personen gibt es daher in Advolux einen Löschplan. Dadurch wird der Zeitpunkt definiert, ab dem die Akte mit Ihren Inhalten bzw. die betreffende Person an einer Löschung dieser Daten konform mit den Regeln der DSGVO teilnimmt.
Löschplan für Personen
Neu angelegte Personen werden automatisch mit einem Löschplan von 10 Jahren versehen (allgemeine Fristenberechnung). Sie können jedoch explizit vom Löschen ausgenommen werden. Die Aufbewahrungsfrist lässt sich im markierten Feld individuell anpassen.
Nach Ablauf der Frist wird die Person dann im Löschassistenten zum Löschen vorgeschlagen (siehe weiter unten „DSGVO - Ausführen eines Löschplanes".
So wird die Person explizit vom Löschen ausgenommen:
Löschplan für Akten
Innerhalb einer Akte finden Sie den Löschplan unter dem Karteireiter „Stammdaten". Die Bedienung erfolgt entsprechend den obigen Ausführungen zur Person.Eine neu angelegte Akte hat dabei zunächst keinen Löschplan. Advolux geht davon aus, dass eine Akte jedenfalls vor dem Ablegen der Akte nicht gelöscht werden soll und daher an keinem Löschplan teilnimmt.
Wichtig:
Beim Ablegen einer Akte wird dann ein Löschplan nach der oben genannten allgemeinen 10-Jahres-Frist definiert. Bitte beachten Sie, dass ein zuvor möglicherweise manuell definierter Löschplan der Akte dadurch ersetzt wird.
Besonderheit bei Personen, die an einer Akte beteiligt sind
: Wenn eine Person an einer (oder mehreren) Akten beteiligt wird, übernimmt sie den Löschplan der Akte.
Wenn also die letzte Akte, an der diese Person beteiligt ist, durch das Ausführen des Löschplanes gelöscht wird, wird auch diese Person in den aktuellen Löschplan aufgenommen und zum sofortigen Löschen vorgeschlagen.
Dies gilt nicht, wenn der Löschplan der Person auf „Nicht löschen" gesetzt wird. In diesem Fall nimmt die Person nie an einem Löschplan teil.
DSGVO - Ausführen eines Löschplanes
Advolux stellt nun eine zentrale Funktion bereit, um die Löschaufgaben zu personenbezogenen Daten gem. Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessen") erfüllen zu können. Diese Funktion erreichen Sie über „Auswertung/Datenschutzgrundverordnung/Recht auf Löschung". Diese Funktion setzt Systemrechte an Advolux voraus.
Nach einem einleitenden Hinweis sehen Sie eine Übersicht über alle Akten, die nach dem für sie definierten Löschplan nun endgültig gelöscht werden sollen. Wenn Sie den Haken vor einer Akte entfernen, wird diese aus dem anstehenden Löschplan ausgenommen.
Nach einem Klick auf „Weiter" sehen Sie eine Übersicht über die zur Löschung anstehenden Akten.
Nach einem Klick auf „Löschen" erhalten Sie zunächst einen weiteren Warnhinweis.
WICHTIG
: Akten, die Sie über den Löschplan löschen, sind endgültig gelöscht!
Wenn Sie mit „Löschen" bestätigen, werden Sie zur Eingabe Ihres Advolux-Passwortes aufgefordert.
Nach korrekter Bestätigung des Passwortes können Sie die Ausführung des Löschplanes durch „Bestätigen" beginnen. Sie erhalten eine Übersicht über die gelöschten Akten. Personen, die nach diesem Vorgang an keiner Akte mehr beteiligt sind, werden nun ebenfalls zum Löschen vorgemerkt.
Durch Klick auf „Weiter" wird eine Übersicht über die Personen angezeigt, die zum Löschen vorgemerkt sind. Auch hier können Personen durch das Entfernen des Hakens aus dem aktuellen Löschplan ausgenommen werden.
Nach einem Klick auf „Weiter" erhalten Sie eine Übersicht über die zur Löschung anstehenden Personen.
Nach einem Klick auf „Löschen" erhalten Sie auch hier einen weiteren Warnhinweis.
WICHTIG: Personen, die Sie über den Löschplan löschen, sind endgültig gelöscht!
Nach einem Klick auf „Löschen" werden Sie auch hier zur zweimaligen Eingabe Ihres Advolux-Passwortes aufgefordert.
Nach dem Klick auf „Bestätigen" wird der Löschplan ausgeführt und die betreffenden Personen werden gelöscht. Es wird eine Übersicht über die erfolgten Löschungen angezeigt.
Nach einem Klick auf „Weiter" erhalten Sie eine Übersicht über die im Rahmen des Löschplanes erfolgten Löschungen. Nach dem Klick auf „Schließen" ist der Löschplan abgeschlossen.
Es wurde ein Löschprotokoll für die Aktenlöschungen und ein Löschprotokoll für die Personenlöschungen erstellt. Dieses befindet sich im Ordner „DSGVO-Jahr XXXX" und dort im Karteireiter „Dokumente".