(ab Version 5.100)

Mit Einführung der Advolux-Version 5.100 steht ein Dienst für die Synchronisation von Terminen und Kontakten mit externen Systemen zur Verfügung.

Die Einstellungen für die Synchronisation befinden sich in 'System/Einstellungen/Weitere Einstellungen' und dort in der Kategorie 'Automatische Synchronisation'.

Einstellungen zum Synchronisationsdienst

Der Dienst kombiniert den bisher schon verfügbaren CalDAV-Dienst sowie den neuen Dienst zur Synchronisation mit Microsoft 365 und Exchange-Servern.

CalDAV

• siehe CalDAV Dokumentation

Synchronisation

Einstellungen zur Synchronisation von Terminen und Kontakten (Personen) können Sie im Tab Synchronisation vornehmen. Hier ist es möglich, Synchronisationsprofile anzulegen und zu bearbeiten.

Über den 'Neu'-Button können Sie ein neues Profil anlegen. Die Buttons 'Bearbeiten' und 'Löschen' ermöglichen es, vorhandene Profile zu verändern oder zu löschen.

Nach Klick auf 'Neu' öffnet sich ein Assistent, in dem Sie zunächst die Art der Synchronisation auswählen müssen (also ob Termine oder Kontakte synchronisiert werden sollen).

Kalender-Synchronisation

Im nächsten Schritt ist es erforderlich, zu entscheiden, welches externe System angebunden werden soll.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Gemeinsame Einstellungen aller Synchronisationsprofile

Die Einstellungen zu den drei Zielsystemen unterscheiden sich hauptsächlich durch die Angaben zu den Zugangsdaten. Die eigentlichen Einstellungen zur Synchronisation sind identisch (mit der Einschränkung, dass beim Export in eine Datei Synchronisationsrichtung und Konfliktlösung nicht erforderlich sind).

Bezeichnung

Legt die Bezeichnung für das Profil fest. Dient der Unterscheidung der Profile.

Bearbeiter

Hier wird eingestellt, welcher Bearbeiter-Kalender mit dem Zielsystem synchronisiert werden soll.

Synchronisationsrichtung

Hier kann man einstellen, wie Synchronisiert werden soll. Also ob z. B. Termine nur von Advolux ins Zielsystem übernommen werden sollen.

Mögliche Synchronisationsrichtungen sind Advolux > Extern, Extern > Advolux und Beide Richtungen.

 Konfliktlösung

Sofern Termine in Beide Richtungen synchronisiert werden, muss festgelegt werden, wie im Konfliktfall (d. h., wenn ein Termin parallel in Advolux und im externen System verändert wurde) verfahren werden soll. Zur Auswahl stehen die Optionen Änderungen aus Advolux übernehmen, Änderungen von Extern übernehmen und Änderungen verwerfen.

Zurückliegende Tage

Hier kann eingestellt werden, ob zurückliegende Termine synchronisiert werden sollen und wenn ja, wie viele Tage in die Vergangenheit betrachtet werden sollen.

Zukünftige Tage

Hier kann eingestellt werden, wie viele Tage in der Zukunft berücksichtigt werden sollen. Wenn z. B. die nächsten drei Monate synchronisiert werden sollen, könnte man den Wert auf 90 Tage setzen.

Synchronisationsintervall

Hier wird definiert, wie häufig ein Synchronisationslauf für dieses Profil stattfinden soll. Sollen die Termine z. B. alle 5 Minuten abgeglichen werden, muss hier 5 eingestellt sein. 

Änderungen ab

Legt fest, ab welchem Zeitpunkt in Advolux geänderte Termine berücksichtigt werden sollen. Ist hier z. B. der 01.10.2026 um 8:00 Uhr eingestellt, werden nur Termine im eingestellten Synchronisationszeitraum (definiert über Zurückliegende Tage und Zukünftige Tage) berücksichtigt, die nach diesem Zeitpunkt verändert wurden. Der Synchronisationsdienst passt den Eintrag nach jedem Synchronisationslauf an. Normalerweise ist es nicht erforderlich, diesen Wert zu verändern.

Microsoft 365

Für die Synchronisation mit dem Kalender eines Microsoft 365-Kontos ist die Angabe des Kontos (also des Benutzernamens) und die Auswahl einer OAuth2-Konfiguration erforderlich.

Beispiel für Konto: mein-konto@meine-kanzlei.onmicrosoft.com

Exchange-Server

Zur Anbindung an einen Exchange-Server müssen Sie die entsprechenden Werte in die Felder Server, Benutzer, Passwort und Domäne eintragen.

Dateiexport

Die Termine können auch im iCal-Format in eine Datei exportiert werden, die für weitere Verarbeitung genutzt werden kann. In diesem Modus findet nur ein Export von Terminen statt, ein Import aus anderen Systemen ist über das Dateisystem nicht vorgesehen. Daher sind hier die Punkte Synchronisationsrichtung und Konfliktlösung nicht veränderbar.

 Es muss eingestellt werden, in welchem Verzeichnis die Datei erstellt werden soll. Der Dateiname wird automatisch aus der Bezeichnung des Profils und der Dateierweiterung .ics gebildet.

Synchronisation von Kontakten

Kontakte (also Personen) können ebenfalls über drei Wege synchronisiert werden. 

Gemeinsame Einstellungen aller Synchronsationsprofile

Die Einstellungen für Bezeichnung, Synchronisationsrichtung, Konfliktlösung, Synchronisationsintervall und Änderungen ab sind für alle Synchronisationsprofile erforderlich.

Da Advolux bei den Personen das führende System ist, ist nur ein Export in ein externes System vorgesehen. Die Gegenrichtung, also Änderungen von Personen in einem externen System, ist nicht vorgesehen. Daher sind die Punkte Synchronisationsrichtung und Konfliktlösung voreingestellt und nicht veränderbar.

Synchronisationsintervall

Das Synchronisationsintervall gibt an, wie häufig der Abgleich stattfinden soll. Wenn z. B. jede Stunde synchronisiert werden soll, wäre hier ein Wert von 60 Minuten einzustellen.

Änderungen ab

Legt fest, ab welchem Zeitpunkt in Advolux geänderte Personen berücksichtigt werden sollen. Ist hier z. B. der 01.10.2026 um 8:00 Uhr eingestellt, werden nur Personen berücksichtigt, die nach diesem Zeitpunkt verändert wurden. Der Synchronisationsdienst passt den Eintrag nach jedem Synchronisationslauf an. Normalerweise ist es nicht erforderlich, diesen Wert zu verändern.

Microsoft 365

Für die Synchronisation mit dem Adressbuch eines Microsoft 365-Kontos ist die Angabe des Kontos (also des Benutzernamens) und die Auswahl einer OAuth2-Konfiguration erforderlich.

Beispiel für Konto: mein-konto@meine-kanzlei.onmicrosoft.com

Exchange-Server

Zur Anbindung an einen Exchange-Server müssen Sie die entsprechenden Werte in die Felder Server, Benutzer, Passwort und Domäne eintragen.

Dateiexport

Die Personen können auch im VCard-Format in eine Datei exportiert werden, die für weitere Verarbeitung genutzt werden kann. In diesem Modus findet nur ein Export von Personen statt, ein Import aus anderen Systemen ist über das Dateisystem nicht vorgesehen. Daher sind hier die Punkte Synchronisationsrichtung und Konfliktlösung nicht veränderbar.

 Es muss eingestellt werden, in welchem Verzeichnis die Datei erstellt werden soll. Der Dateiname wird automatisch aus der Bezeichnung des Profils und der Dateierweiterung .vcf gebildet.