beA-Nachrichten und Zugangsnachweis - Das Sendeprotokoll
Wenn fristgebundene Schriftsätze oder Erklärungen per beA versandt werden, obliegt es der anwaltlichen Sorgfaltspflicht, den Zugang zu überprüfen. Der BGH hat in einer Reihe von Entscheidungen präzisiert, wie diese Anforderungen zu konkretisieren sind. Als Beispiel für eine solche Entscheidung sei hier der Beschluss des BGH vom 29.09.2021 (VII ZR 94/21) genannt. Kurz zusammengefasst ist es erforderlich, das Übermittlungsprotokoll (=Sendeprotokoll) der Nachricht darauf zu überprüfen, ob eine Zugangsbestätigung erteilt wurde, die § 130a Absatz 5 Satz 2 ZPO genügt.
Nach dem Versand der beA-Nachricht finden Sie das Sendeprotokoll unter "Status". Den Status erreichen Sie auf zwei Wegen:
a) Direkt im Postworkflow, dort im beA-Versandkorb ganz rechts
Dort befinden sich unten vier Schaltflächen, die einen kurzen Überblick über den Versandzustand der einzelnen beA-Nachrichten geben. Advolux sortiert die versandten beA-Nachrichten automatisch nach den durch das beA-System erfolgten Rückmeldungen. Hier ist die Übersicht über die erfolgreich versandten Nachrichten angewählt (linke rote Markierung) und zusätzlich der Filter "nur heutige Nachrichten" (rechte rote Markierung) gesetzt.
Markieren Sie nun eine Nachricht mit Linksklick und rufen dann mit Rechtsklick das Kontextmenü auf. Hier finden Sie die Funktion "Dokument Status".
Die anwaltliche Sorgfaltspflicht erfordert das manuelle Auswerten des Sendeprotokolls. Für die anwaltliche Sorgfaltspflicht ist es nicht ausreichend, sich auf die automatisierte Auswertung durch die Kanzleisoftware zu verlassen.
b) In der Dokumentenübersicht in der Akte
Markieren Sie das gesendete Dokument durch Linksklick und wählen danach den Button "Status" unten in der Mitte.
Es öffnet sich die Statusübersicht zu diesem Dokument. Neu ist der Karteireiter "Weitere". Hier finden Sie u. a. auch das Prüfprotokoll zu einer eventuell vorhandenen Signatur und ganz unten das Sendeprotokoll zu einer beA-Nachricht. Sofern vorhanden, können Sie sich hier ebenfalls Metadaten zu einer eingegangenen beA-Nachricht anzeigen lassen. Metadaten sind technische Zusatzinformationen, die z. B. Gerichte meist mitsenden.
Abhängig vom Adressaten einer beA-Nachricht sind beim Sendeprotokoll zwei Varianten zu unterscheiden
a) Adressat der Nachricht ist ein Anwalt (oder das beA-Postfach einer Anwaltskanzlei)
Hier liefert das beA-System selbst den Nachweis über den Zugang im Postfach des Adressaten. Ein Beispiel für ein solches Sendeprotokoll finden Sie unten. Entscheidend ist hier der Auszug aus dem beA Nachrichten-Journal. Hier ein Beispiel für eine erfolgreiche Zustellung im Postfach des Adressaten. Die Texte im Advolux-Sendeprotokoll sind dabei identisch mit den Texten im beA Nachrichten-Journal und keine Interpretation durch Advolux. In diesem Fall ist es korrekt, dass keine OSCI-Daten vorhanden sind. OSCI-Daten sind bei einem Versand an einen Anwalt nie vorhanden. Mehr zur Bedeutung der OSCI-Daten im Folgenden unter b)
Hier finden Sie ein Beispiel für ein Sendeprotokoll bei einem erfolgreichen Versand von Anwalt zu Anwalt.
Durch Klick auf den Link öffnet sich eine Vorschau des Sendeprotokolls. Bitte laden Sie das Sendeprotokoll herunter, um es vollständig betrachten zu können.
Der Button für das Herunterladen befindet sich im Vorschaubild oben rechts.
Zusätzlich steht dem Sender auch die Möglichkeit zur Verfügung, eine Empfangsbestätigung (=eEB) anzufordern. Diese Funktion wird hier erläutert.
Wichtig: Gegenüber Gerichten kann kein eEB angefordert werden.
b) Adressat der Nachricht ist ein Gericht (oder eine Behörde bzw. allgemeiner ein nicht-anwaltlicher Empfänger)
Das beA-System selbst kann in diesem Fall keinen direkten Nachweis über den Zugang protokollieren, da die Nachricht das beA-System technisch gesehen verlässt. Bei solchen Adressaten werden die Nachrichten vom beA-System an einen sogenannten Intermediär übergeben. Dieser Intermediär übersetzt die Nachricht dann kurz zusammengefasst in technischer Hinsicht in eine "OSCI-konforme Sprache". OSCI steht dabei für "Online Services Computer Interface" und stellt, vereinfacht gesagt, eine Sammlung technischer Definitionen für die Kommunikation mit Behörden dar. Der Intermediär selbst leitet die Nachricht dann nach der Übersetzung an den endgültigen Empfänger weiter.
Da aus diesen Gründen ein direkter, unmittelbarer Zugangsnachweis beim adressierten Gericht nicht erfolgen kann, wird über § 130a Absatz 5 Satz 1 und 2 ZPO eine Zugangsfiktion definiert.
Dementsprechend enthält das Sendeprotokoll eines erfolgreichen Versands in diesem Fall OSCI-Daten. Entscheidend für die Prüfung ist hier der Status "0800", der das fehlerfreie Abarbeiten der Nachricht durch beA und Intermediär bedeutet. Das eigentliche OSCI-Protokoll ist noch wesentlich länger. Das Bild in dieser Anleitung ist nur zur besseren Übersichtlichkeit auf diese Zeilen verkürzt.
Hier finden Sie ein Beispiel für ein Sendeprotokoll bei einem erfolgreichen Versand von Anwalt zu Gericht.
Durch Klick auf den Link öffnet sich eine Vorschau des Sendeprotokolls. Bitte laden Sie das Sendeprotokoll herunter, um es vollständig betrachten zu können.
Der Button für das Herunterladen befindet sich im Vorschaubild oben rechts.
Im Webclient des beA gibt es eine Funktion, mit der sich Nachrichten exportieren lassen. Der Webclient exportiert dann ein Archiv mit dem Nachrichteninhalt und einigen Protokollen zu dieser Nachricht. Diese Exportfunktion lässt sich nicht über eine Kanzleisoftware nutzen. Die von der BRAK für das beA zur Verfügung gestellte Schnittstelle für Kanzleisoftware bietet diese Funktion nicht. Über die Schnittstelle lassen sich lediglich die Prüfprotokolle zu einer Nachricht auslesen. Die anwaltliche Überprüfung dieser Protokolle erfolgt wie in diesem Artikel beschrieben.