a) Zugriffsbeschränkung für einzelne Akten

Der Zugriff auf eine Akte kann auf die eingestellten Bearbeiter der Akte beschränkt werden. Hierzu muss der Haken bei „Zugriff nur für Bearbeiter der Akte" gesetzt werden.

(Ausschnitt aus der Registerkarte „Stammdaten" einer Akte)

Ist dieser Eintrag gesetzt, können nur die ausgewählten Bearbeiter die Akte lesen, schreiben oder bearbeiten. Die Akten können von den nicht berechtigten Mitarbeitern nicht (mehr) geöffnet werden, die Darstellung in den Suchfenstern sieht z. B. wie folgt aus:

Etwaige weitere Einschränkungen aus der generellen Rechteverwaltung bleiben erhalten (also z. B. „Alle Akten lesen, aber nicht bearbeiten", siehe auch unten unter „Generelle Zugriffsrechte in den Mitarbeiter-Einstellungen").

b) Inhalte von zugriffsbeschränkten Akten

Die Inhalte solcher Akten (also z. B. Dokumente, Termine, Aufgaben usw.) können von nicht berechtigten Personen nicht gelesen (und natürlich auch nicht bearbeitet) werden und werden in gleicher Weise gesperrt dargestellt (im Beispiel ein Termin im Terminkalender).

c) Festlegen und Aufheben der Zugriffsbeschränkung

Die Zugriffsbeschränkung kann nur vom Hauptbearbeiter der Akte und vom Dezernenten gesetzt oder aufgehoben werden.

d) Anlegen von Akten

Bereits beim Anlegen einer Akte gibt es die Möglichkeit, diese Akte mit Zugriffsbeschränkung anzulegen. Falls der anlegende Bearbeiter nicht zugleich Hauptbearbeiter ist, kann er eine einmal gesetzte Zugriffsbeschränkung nicht mehr aufheben (siehe auch c).

Zugriffsbeschränkung für einzelne Ordner

Bei Ordnern wirkt sich die Zugriffskontrolle analog zu den Akten aus. Unterschiede gibt es bei der Einstellung der Zugriffskontrolle. Diese ist nur bei bestehenden Ordnern in der Registerkarte „Stammdaten" möglich.

Weiterhin haben Ordner generell nur einen Hauptbearbeiter und keine weiteren Bearbeiter. Bei einer Zugriffsbeschränkung kann somit nur der Hauptbearbeiter diesen Ordner sehen und bearbeiten.

Generelle Zugriffsrechte in den Mitarbeiter-Einstellungen

Unabhängig von der oben beschriebenen individuellen Zugriffsbeschränkung auf einzelne Akten und Ordner kann die generelle Zugriffskontrolle für alle Akten und Ordner für die einzelnen Bearbeiter eingestellt werden („System/Einstellungen/Mitarbeiter- und Rechteverwaltung").

Es gibt die Berechtigungen:
„alle Rechte"
„bearbeiten"
„anlegen"
„lesen"
„keine Rechte"
Diese Berechtigungen gelten erst einmal global und werden dann durch die individuellen Einstellungen pro Akte/Ordner konkretisiert.