Dokumentansicht in der Akte – Sortierfunktionen

Um in der Dokumentenansicht der einzelnen Akte einen besseren Überblick über die vorhandenen Dokumente zu bekommen, gibt es in Advolux diverse Sortiermöglichkeiten. Man kann die Ansicht der Dokumente pro Akte mit folgenden Kategorien darstellen: „Einfache Liste", „Dokumententyp", „Poststatus", „Zeitachse", „Beteiligung", „Person", „Eigene Ordner". Weiterhin gibt es diverse Sortiermöglichkeiten sowie die Option, Dokumente farblich zu markieren und dann nach Farben zu ordnen.

Einfache Liste

Hier werden die Dokumente in einer Listenansicht dargestellt. Man kann die Sortierung durch Klick auf die Spaltenüberschrift ändern, z. B. nach „Datum u. Zeit".

Die Spalten lassen sich umsortieren, z. B. „M" an das Ende. Klicken Sie hierzu mit linker Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Spalte an die gewünschte Position.

Ebenfalls ist es möglich, zu ändern, welche Spalten angezeigt werden:

Der Eintrag „M" steht für die Anzeige der farblichen Markierung von Dokumenten.
Ein Dokument farblich markieren können Sie mit rechter Maustaste.



Sie können die Dokumente dann nach Farben filtern:



Die Grundeinstellungen zu den farbigen Markierungen finden Sie unter „System/Einstellungen/Vorlagen verwalten/Farbliche Kategorien". Dort können Sie auch die Namen ändern, z. B. „Magenta" in „wichtig", oder Sie wählen einzelne Farben ab, die Sie nicht benötigen, indem Sie deren Bezeichnung löschen (zum erneut Hinzufügen eine neue Bezeichnung eingeben).
Ebenfalls kann nach der „Bezeichnung" bzw. einem Teil davon gefiltert werden, z. B. nach „Schreiben":

Dokumententyp

Es wird nach Dokumenttypen wie „Aufforderung", „PDF", „Rechnung", „Schreiben", „Schriftsatz" usw. gefiltert.

Poststatus

Es wird nach dem „Poststatus" gefiltert. Die einzelnen Stati sind:
„Interne Dokumente", „In Bearbeitung", „E-Mail-Eingang", „E-Mail-Ausgang", „Posteingang" und „Postausgang", „Sonstige Dokumente".
Es werden alle Ordner angezeigt. Unabhängig, ob diese leer sind.

Zeitachse

Die Dokumente werden in Ordnern nach Monat/Jahr sortiert. Es werden nur Ordner für die Monate angezeigt, in denen ein Dokument enthalten ist.

Beteiligung

Die Dokumente werden in Ordner jeweils nach Beteiligung an der Akte sortiert, also „Mandant", „Gegner", „Beteiligter", „Gericht", „Interne Dokumente".

Personen

Die Dokumente werden nach Personen geordnet in Ordnern sortiert, wenn diese einen Bezug zu einer Person haben, die in der Datenbank bekannt ist. Ansonsten werden die übrigen Dokumente im Ordner „Interne Dokumente" dargestellt.

Eigene Ordner

Sie können mit rechter Maustaste „Eigene Ordner" anlegen. Hierzu wählen Sie zunächst oben links bei 'Ansicht' den Filter 'Eigene Ordner' aus.

 

Diese dienen nur der Sortierung, sind also keine physischen Ordner. Wenn Sie einen solchen Ordner löschen, werden die Dokumente darin nicht mit gelöscht, sondern wieder auf der Hauptebene dargestellt.

Dokumente oder ganze Ordner verschieben 

Klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen eigenen Ordner oder in das freie Feld und wählen 'Ordnerstruktur bearbeiten'.

Nun sehen Sie links und rechts jeweils eine Darstellung der Akte mit bereits vorhandenen eigenen Ordnern und Dokumenten in der Hauptebene. Die linke Seite dient dazu, Elemente auszuwählen, und die rechte Seite stellt das Ziel dar.

Zunächst ist rechts als Zielordner die ganze Akte ausgewählt. Sie können dort aber einen eigenen Ordner auswählen und dann links entweder Dateien oder ganze Ordner oder beides auswählen, die in den rechts eingestellten Ordner verschoben werden. Markieren Sie also links einzelne Dokumente, die Sie verschieben möchten, mit einem Kreuz. Oder wählen Sie auf der linken Seite mit rechter Maustaste "Alle auswählen", um alle Dokumente der Hauptebene zu verschieben. Oder wählen Sie links einen eigenen Ordner oder mehrere aus. Wählen Sie rechts das Ziel aus. Ihre so markierten Dokumente können Sie nun mit dem Doppelpfeil in der Mitte verschieben.

Beispiel: Sie wählen links zwei Dokumente aus und rechts den Zielordner 'Mein Ordner'. Verschieben Sie die Dokumente dann durch Klicken auf den grünen Doppelpfeil in der Mitte.

Die Dokumente wurden in den Ordner 'Mein Ordner' verschoben.

Weiteres Beispiel: Wir möchten die Ordner "Mein Ordner" und "Test" zusammen in einen neuen Ordner "Neuer Ordner" verschieben. 

Also legen wir zunächst rechts (Neue Ordner kann man aber auch auf der linken Seite anlegen) mit Rechtsklick auf die "Akte" (die ja die Hauptebene ist) einen neuen Unterordner "Neuer Ordner" an.

Nun wählen wir links die beiden zu verschiebenden Ordner aus und markieren rechts unseren neuen Ordner und drücken auf den grünen Pfeil.

Ergebnis: Die Ordner "Test" und  "Mein Ordner" sind nun Unterordner des Ordners "Neuer Ordner".

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