Persönliche Übersicht
Die persönliche Übersicht des Bearbeiters
Jeder Bearbeiter hat in Advolux eine „persönliche Übersicht“, wenn er angemeldet ist. Hierbei handelt es sich um verschiedene Karteireiter, die die geöffneten Akten, Ordner und Personen anzeigen, aktuell fällige Fristen, Termine und Wiedervorlagen darstellen, offene Aufgaben und ungelesene Vermerke zeigen, persönliche E-Mails (wenn konfiguriert) und den dem Bearbeiter zugeordneten Posteingang darstellen sowie die sich im Workflow befindlichen Dokumente und evtl. Zustellfehler aus dem Workflow heraus anzeigen. Somit hat der Bearbeiter die wichtigsten ihn betreffenden Vorgänge im Blick. Die einzelnen Karteireiter sind aber nicht nur rein informativ, sondern hier können mit rechter Maustaste viele Arbeitsschritte ausgeführt werden, z. B. einen Termin anlegen oder eine Akte öffnen.
Wo befindet sich die persönliche Übersicht?
Wählen Sie oben links in der Toolbar den zweiten Button, um in die “Aktenansicht” zu gelangen.
Nun sehen Sie auf der linken Seite die “Persönliche Übersicht von [BEARBEITERNAME]”.
Die einzelnen Karteireiter (von links):
Die von Ihnen geöffneten Akten, Ordner und Personen
Ihre Fristen, Termine und Wiedervorlagen
Ihre offenen Aufgaben und ungelesenen Vermerke
Ihre persönlichen E-Mails (wenn konfiguriert) und Posteingänge, die Ihnen zugeordnet sind
Dokumente im Postworkflow in Ihrer Verantwortung und Zustellfehler
Persönliche Übersicht ausblenden
Es ist möglich, mit den Pfeiltasten rechts die persönliche Übersicht ein- und auszuklappen.
Vorschau ausblenden
In allen Karteireitern bis auf den ersten ist standardmäßig die Vorschau für den gerade ausgewählten Inhalt aktiviert. Die Vorschau kann mit dem Häkchen aus- und wieder eingeblendet werden.
1) Die von Ihnen geöffneten Akten, Ordner und Personen
Hier werden die geöffneten Akten oben dargestellt, dann die geöffneten Ordner, und unten sehen Sie die geöffneten Personen.
1a) Innerhalb der (Akten/Ordner/Personen)-Übersicht sortieren
Wählen Sie z. B. eine Akte aus und verschieben diese innerhalb der Übersicht mit einer der Pfeiltasten nach oben oder unten. Dies geht auch mit Ordnern und Personen.
Bitte beachten Sie:
Akten, Ordner und Personen sind in Gruppen sortiert, das Verschieben funktioniert nur innerhalb der Gruppe.
1b) Akte, Ordner oder Person auswählen
Sie können mit einem Klick eine Auswahl treffen und die ausgewählte Akte, Ordner oder Person wird rechts angezeigt.
1c) Rechte Maustaste in der persönlichen Übersicht
Viele Aktionen sind hier mit rechter Maustaste möglich. Klicken Sie mit rechts auf eine Akte, einen Ordner oder eine Person, um die Möglichkeiten zu sehen.
Akte:
„Neue Akte“: Eine neue Akte anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Akten).
„Akte öffnen“: Eine weitere Akte öffnen (es öffnet sich der Assistent zum Öffnen von Akten).
„Akte suchen“: Eine bestehende Akte suchen (es öffnet sich der Assistent zum Suchen von Akten).
„[AKTENZEICHEN] schließen“: Die Akte schließen, auf welche Sie gerade geklickt hatten.
„[AKTENZEICHEN] ablegen“: Die Akte ablegen, auf welche Sie gerade geklickt hatten.
„Aktenzeichen für [AKTENZEICHEN] ändern“: Das Aktenzeichen der Akte ändern, auf welche Sie gerade geklickt hatten.
„Unterakte für [AKTENZEICHEN] anlegen“: Eine Unterakte für die Akte anlegen, auf welche Sie gerade geklickt hatten.
„Akte [AKTENZEICHEN] kopieren": Erstellt eine neue Akte als Kopie der angeklickten Akte mit neuem Aktenzeichen. Bezeichnung, Beteiligte, Aktenfarbe, Bearbeiter und Stundensätze werden übernommen.
„[AKTENZEICHEN] löschen“: Die Akte löschen, auf welche Sie gerade geklickt hatten (es kommt eine Sicherheitsabfrage). Bitte beachten Sie: Der Eintrag ist nur zu sehen, wenn Sie Hauptbearbeiter der Akte sind. Nur der Hauptbearbeiter einer Akte darf diese löschen. Sind Sie sicher, dass Sie die Akte löschen möchten, können Sie sich vorher in der Registerkarte „Stammdaten“ der Akte zum Hauptbearbeiter der Akte machen, dann wird der Eintrag mit Rechtsklick auf die Akte angezeigt.
Ordner:
„Neuer Büroordner“: Einen neuen Büroordner anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Büroordnern)
„Büroordner öffnen“: Einen Büroordner öffnen (es öffnet sich der Assistent zum Öffnen von Bürordnern)
„Protokollordner öffnen“: Einen Protokollordner öffnen (es öffnet sich der Assistent zum Öffnen von Protokollordnern)
„Ordner suchen“: Einen Ordner suchen (es öffnet sich der Assistent zum Suchen von Ordnern)
„[ORDNERNAME] schließen“: Den Ordner, auf den Sie gerade geklickt hatten, schließen
„[ORDNERNAME] löschen“: Den Ordner, auf den Sie gerade geklickt hatten, löschen (es kommt eine Sicherheitsabfrage). Bitte beachten Sie: Der Eintrag ist nur zu sehen, wenn Sie Hauptbearbeiter des Ordners sind. Nur der Hauptbearbeiter eines Ordners darf diesen löschen. Sind Sie sicher, dass Sie den Ordner löschen möchten, können Sie sich vorher in der Registerkarte „Stammdaten“ des Ordners zum Hauptbearbeiter des Ordners machen, dann wird der Eintrag mit Rechtsklick auf den Ordner angezeigt.
Person:
„Neue Person“: eine neue Person anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Personen)
„Person öffnen“: eine weitere Person öffnen (es öffnet sich der Assistent zum Öffnen von Personen)
„Person suchen“: eine bestehende Person suchen (es öffnet sich der Assistent zum Suchen von Personen)
„[PERSONENNAME] schließen“: die Person schließen, auf welche Sie gerade geklickt hatten
„Vertreter hinzufügen“: Einen Vertreter zur Person, welche Sie gerade angeklickt hatten, hinzufügen (es öffnet sich der Assistent zum Hinzufügen eines gesetzl. Vertreters)
„Ansprechpartner hinzufügen“: Einen Ansprechpartner zur Person, welche Sie gerade angeklickt hatten, hinzufügen (es öffnet sich der Assistent zum Hinzufügen eines Ansprechpartners)
„Anruf aufnehmen“: Einen Anruf der gerade angeklickten Person aufnehmen (es öffnet sich der Assistent „Telefonnummern und Anrufliste“)
„[PERSONENNAME] löschen“: die Person löschen, auf welche Sie gerade geklickt hatten (es kommt eine Sicherheitsabfrage)
2) Ihre Fristen, Termine und Wiedervorlagen
An dieser Stelle werden die fälligen Fristen, die aktuellen Termine sowie die anstehenden Wiedervorlagen des angemeldeten Bearbeiters angezeigt.
2a) Fristen
„Neue Frist“: Eine neue Frist anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Fristen)
„Frist bearbeiten“: Die (angeklickte) Frist bearbeiten
„Frist löschen“: Die (angeklickte) Frist löschen (es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage)
„Frist drucken“: Die (angeklickte) Frist drucken
„Akte zur Frist öffnen“: Die Akte öffnen, in der sich die (angeklickte) Frist befindet
„Kalender mit Frist öffnen“: Den Advolux-Kalender in der Wochenansicht der Woche öffnen, in der sich die Frist befindet
2b) Termine
„Neuer Termin“: Einen neuen Termin anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Terminen)
„Termin bearbeiten“: Den (angeklickten) Termin bearbeiten
„Termin löschen“: Den (angeklickten) Termin löschen (es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage)
„Termin drucken“: Den (angeklickten) Termin drucken (es öffnet sich die Druckansicht)
„Kalender mit Termin öffnen“: Den Advolux-Kalender in der Wochenansicht der Woche öffnen, in der sich der Termin befindet
„Akte zum Termin öffnen“: Die Akte öffnen, in der sich der (angeklickte) Termin befindet. Bitte beachten Sie: Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn der Termin zu einer Akte gehört (es kann, wie im obigen Beispiel, auch Termine ohne Akten geben).
2c) Wiedervorlagen
„Neue Wiedervorlage“: Einen neue Wiedervorlage anlegen (es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Wiedervorlagen)
„Wiedervorlage bearbeiten“: Die (angeklickte) Wiedervorlage bearbeiten
„Wiedervorlage löschen“: Die (angeklickte) Wiedervorlage löschen
„Wiedervorlage drucken“: Die (angeklickte) Wiedervorlage drucken (es öffnet sich die Druckansicht)
„Wiedervorlage verfristen“: Die (angeklickte) Wiedervorlage verfristen (zwei Wochen verschieben)
„Wiedervorlage erledigen“: (Die angeklickte) Wiedervorlage erledigen
„Akte zur Wiedervorlage öffnen“: Die Akte öffnen, in der sich die (angeklickte) Wiedervorlage befindet
„Kalender mit Wiedervorlage öffnen“: Den Advolux-Kalender in der Wochenansicht der Woche öffnen, in der sich die Wiedervorlage befindet
3) Ihre offenen Aufgaben und ungelesenen Vermerke
Hier werden Ihre noch offenen Aufgaben und Ihre ungelesenen Vermerke angezeigt.
3a) Offene Aufgaben
„Neue Aufgabe“: Eine neue Aufgabe erstellen (es öffnet sich der Assistent zum Erstellen von Aufgaben)
„Aufgabe bearbeiten“: Die (angeklickte) Aufgabe bearbeiten
„Aufgabe löschen“: Die (angeklickte) Aufgabe löschen (es erscheint eine Sicherheitsabfrage)
„Aufgabe drucken“: Die (angeklickte) Aufgabe drucken (es öffnet sich die Druckansicht der Aufgabe)
„Aufgabe ausführen“: Die (angeklickte) Aufgabe als „ausgeführt“ markieren
„Aufgabe hinfällig“: Die (angeklickte) Aufgabe als „hinfällig“ markieren
„Akte zur Aufgabe öffnen“: Die Akte öffnen, in der sich die (angeklickte) Aufgabe befindet
„Kalender mit Aufgabe öffnen“: Den Advolux-Kalender in der Wochenansicht der Woche öffnen, in der sich die Aufgabe befindet
3b) Ungelesene Vermerke
„Neuer Vermerk“: Einen neuen Vermerk erstellen (es öffnet sich der Assistent zum Erstellen von Vermerken)
„Vermerk bearbeiten“: Den (angeklickten) Vermerk bearbeiten
„Vermerk löschen“: Den (angeklickten) Vermerk löschen (es erscheint eine Sicherheitsabfrage)
„Vermerk drucken“: Den (angeklickten) Vermerk drucken (es öffnet sich die Druckansicht des Vermerks)
„Vermerk erledigen“: Den (angeklickten) Vermerk als „erledigt“ markieren
„Akte zum Vermerk öffnen“: Die Akte öffnen, in der sich der (angeklickte) Vermerk befindet
4) Ihre persönlichen E-Mails (wenn konfiguriert) und Posteingänge, die Ihnen zugeordnet sind
4a) Persönliche Mails (nicht zugeordnet)
An dieser Stelle (und nur an dieser Stelle, also nur für Sie sichtbar) befindet sich der E-Maileingang für E-Mails aus Ihrem als „privat“ konfiguriertem E-Mailkonto.
Hintergrund: Wenn man in Advolux unter „System/Einstellungen/E-Mail-Anbindung“ z. B. ein neues IMAP-E-Mailkonto einrichtet, ist standardmäßig „Allgemeiner Posteingang“ eingestellt. Dies bedeutet, dass man ein allgemeines E-Mailkonto einrichtet, dessen E-Mails im Haupt-E-Maileingang der Kanzlei ankommen. Weiterhin kann man ein E-Mailkonto für den Workflow eines Bearbeiters erstellen.
Man hat aber auch eine dritte Möglichkeit, nämlich bei „Zuordnung des E-Mail-Kontos“ „[BEARBEITERNAME] (persönlich)“ auszuwählen, dann richtet man ein E-Mailkonto ein, dessen E-Mails hier in der persönlichen Übersicht ausschließlich diesem Bearbeiter angezeigt werden.
Oben im Bild als Beispiel das persönliche Konto vom Bearbeiter „Anwalt“.
Die E-Mails kommen automatisch im persönlichen Posteingang an.
Mit rechter Maustaste gibt es die folgenden Optionen:
„E-Mail öffnen“: Die E-Mail wird im Standard-Mail-Client des Rechners als Vorschau geöffnet
„E-Mail zuordnen“: Es öffnet ein Assistent, um die E-Mail einer Akte oder einem Ordner zuzuordnen
„E-Mail ist Spam“: Die E-Mail als Spam markieren, diese wird dann rot dargestellt
„E-Mail löschen“: Hier gibt es zwei Optionen, „Diese E-Mail löschen“ oder „Mehrere E-Mails löschen“. „Mehrere E-Mails löschen“ öffnet einen Lösch-Assistenten, in dem Sie:
Einzelne E-Mails mit Häkchen markieren können
Mit rechter Maustaste „Alle auswählen“ können
Mit rechter Maustaste „Alle abwählen“ können
Die Auswahl invertieren können
4b) Persönlicher Posteingang
Im persönlichen Posteingang werden alle bereits zugeordneten Poststücke angezeigt, die Ihnen als Bearbeiter zugeordnet wurden. Dies kann eine E-Mail sein, die über den Posteingang einer Akte zugeordnet wurde, oder z. B. auch ein eingescanntes Dokument, welches im Postfach über den Briefeingang Ihnen zugeordnet wurde. Die Poststücke werden hier solange angezeigt, bis Sie diese gelesen bzw. als gelesen markiert haben.
An dieser Stelle gibt es mit rechter Maustaste auf ein Poststück die Optionen:
„Poststück öffnen“: Poststück wird in Advolux geöffnet, um es anzusehen.
„Poststück verfügen“: Hier können Sie eine Frist, Wiedervorlage, Aufgabe oder einen Vermerk verfügen, der mit dem Poststück verknüpft ist.
„Poststück als gelesen markieren“: Poststück wird in der Akte als gelesen markiert und verschwindet aus der Anzeige hier im persönlichen Posteingang.
„Mehrere Poststück als gelesen markieren“: Es öffnet sich ein Assistent, in dem mehrere Poststücke ausgewählt werden können, um diese als gelesen zu markieren.
„Alle als gelesen markieren“: Alle gegenwärtig im persönlichen Posteingang befindlichen Poststücke als gelesen markieren, diese werden in der/den Akte(n) als gelesen markiert und werden hier im persönlichen Posteingang nicht mehr angezeigt.
„Poststück löschen“: Das Poststück wird aus der Akte gelöscht und ist somit auch nicht mehr im persönlichen Posteingang.
„Poststück in Akte öffnen“: Die Akte, in der sich das Poststück befindet, wird geöffnet
„Poststück im Posteingangsbuch“: Das Poststück wird im Posteingangsbuch angezeigt
„Verhalten“: Hier können Sie einstellen, ob die Poststück beim Öffnen automatisch auf gelesen gestellt werden sollen (dann können Sie diese hier nur einmal öffnen, dann sind sie nur noch in der Akte zu sehen und nicht mehr hier im Posteingang) oder ob Sie manuell jedes einzelne Poststück hier als gelesen markieren wollen (dann bleibt es im persönlichen Posteingang, bis Sie dies tun)
5) Dokumente im Postworkflow in Ihrer Verantwortung und Zustellfehler
5a) Postworkflow (in Ihrer Verantwortung):
Hier sind Poststücke zu sehen, die sich aktuell in Ihrem Postworkflow befinden und noch nicht versandt sind. Das jeweilige Poststück kann sich im Korrekturkorb, Ausfertigungskorb oder Signaturkorb sowie beA-Versandkorb befinden.
Hier gibt es mit rechter Maustaste 2 Optionen:
„Zum Workflow“: Wechselt in den Workflow in den Korb, in dem sich das angeklickte Dokument befindet (Ihr eigener Workflow oder ein Workflow, wo Sie Vertreter sind).
„Zur Akte“: Öffnet die Akte, in der sich das angeklickte Dokument befindet.
5b) Zustellfehler heute (in Ihrer Verantwortung)
Hier werden Dokumente angezeigt, die aus Ihrem Workflow (oder einem anderen Workflow, wo Sie Vertreter sind) versendet worden sein sollten, bei deren Versand es aber Fehler gab.