Mobile Kanzlei
(ab Version 4.500)
Einleitung
Eine „mobile Kanzlei" ist eine Advolux-Installation mit einer Extra-Datenbank auf einem gesonderten Rechner, typischerweise auf einem Notebook. Sie ist dafür gedacht, Akten aus der Hauptdatenbank mitzunehmen und zu bearbeiten, wenn man unterwegs keine Internet-Verbindung in die Kanzlei hat. Die mobile Kanzlei ist damit kein normaler zusätzlicher Arbeitsplatz einer bestehenden Installation. Dementsprechend ist die Zahl der Akten, die in der mobilen Kanzlei vorhanden sein können, begrenzt.
Die „ausgecheckte" Akte ist in der Hauptdatenbank gegen Veränderung gesichert, solange sie sich in der mobilen Kanzlei befindet. Man kann sie nun unterwegs in der mobilen Kanzlei bearbeiten oder auch neue Akten unterwegs anlegen. Wenn man dann in der Kanzlei ist, kann man die Akten aus der mobilen Kanzlei in die Hauptdatenbank einchecken, alle Änderungen werden mitgenommen.
Die mobile Kanzlei kann im Rahmen einer bestehenden aktiven Advolux-Lizenz kostenlos genutzt werden.
Bei Verlust der mobilen Kanzlei (z. B. Notebook gestohlen) kann man die ausgecheckten Akten in der Hauptdatenbank reaktivieren, diese haben dann den Zustand zum Zeitpunkt des Auscheckens.
Mögliches Problem nach Update auf 4.500: Sie haben die alte mobile Kanzlei gelöscht, eine neue mobile Kanzlei nach Anleitung angelegt, eine Akte ausgecheckt und können sich nicht an der mobilen Kanzlei anmelden, es kommt die Fehlermeldung "Unbekannter Nutzer".
Ursache: Es gibt "fremde" Benutzer aus alten mobilen Kanzleien in der Hauptdatenbank.
Lösung: Laden Sie die App "Bearbeiter (fremd) löschen" herunter und löschen damit die "fremden" Benutzer (Wie führe ich eine App in Advolux aus? Anleitung für das Ausführen von Apps in Advolux).
Geben Sie bereits ausgecheckte Akten in der mobilen Kanzlei wieder frei und löschen die mobile Kanzlei in Advolux.
Führen Sie die Schritte nach dieser Anleitung zum Einrichten der mobilen Kanzlei erneut aus.
Alternativ wenden Sie sich an service@advolux.de, damit wir Ihnen per Fernwartung weiterhelfen können.
Um die Datenintegrität zu gewährleisten, darf Folgendes nicht gemacht werden:
Die Hauptdatenbank darf nicht kopiert und die Kopie zur mobilen Kanzlei gemacht werden!
Eine mobile Kanzlei darf nicht kopiert werden! Falls Sie für mehrere Anwälte mobile Kanzleien benötigen, erstellen Sie diese bitte separat.
Von einem Rechner mit einer mobilen Kanzlei darf kein Image bzw. Backup mit einem alten Stand der mobilen Kanzlei wiederhergestellt werden.
Bekommen Sie beim Auschecken einer Akte eine Fehlermeldung, geben Sie die Akte auf der linken Seite frei und löschen die Akte, die rechts in der mobilen Kanzlei angezeigt wird. Checken Sie die Akte nicht wieder ein!
In allen oben genannten Fällen droht Datenverlust, auch in der Hauptdatenbank.
Diese Anleitung besteht aus fünf Teilen:
1) Einrichtung der mobilen Kanzlei auf dem Notebook
2) Das Notebook ist automatisch so eingerichtet, dass es sich sowohl mit der Hauptdatenbank als auch mit der mobilen Kanzlei verbinden kann
3) Nutzung der mobilen Kanzlei in der Hauptdatenbank
4) Akten auschecken und wieder einchecken
5) Anhang:
a)Filtermöglichkeiten zum Suchen der Akten vor dem Auschecken
b)Was passiert, wenn eine Akte „verloren" gegangen ist?
Anleitung
1) Einrichtung der mobilen Kanzlei auf dem Laptop
Um eine mobile Kanzlei einzurichten, installieren Sie Advolux (falls noch nicht vorhanden) auf dem betreffenden Rechner (typischerweise auf Ihrem Notebook). Aktivieren Sie hierbei den Netzwerkmodus (Datenbank auf anderem Rechner). Verbinden Sie sich mit Ihrer Hauptdatenbank.
Nun muss die "Mobile Kanzlei" erstellt werden.
Bitte melden Sie sich mit dem Notebook in der Hauptdatenbank an.
Gehen Sie dann auf das Symbol oben links in der Advolux-Toolbar mit den fünf Punkten.
Wählen Sie nun das Symbol mit den Pfeilen im Kreis (Synchronisieren).
Es öffnet sich das Fenster „Daten synchronisieren". Klicken Sie dort in der Toolbar auf „Akten ein- u. auschecken".
Wählen Sie 'Exportziel konfigurieren'.
Dann 'Neues Exportziel'.
Drücken Sie auf 'Mobile Kanzlei einrichten'.
Die mobile Kanzlei wird somit erstellt.
Sie können diese nun noch markieren und auf 'Bearbeiten' klicken.
Entscheiden Sie, ob die Vorlagen bei jedem Auschecken der Akten automatisch synchronisiert werden sollen.
Die angelegte mobile Kanzlei befindet sich nun als 'AdvoluxMobileKanzlei' im Benutzerverzeichnis des angemeldeten Benutzers.
Bei normaler Benutzung ist es nicht notwendig und nicht sinnvoll, den Ordner 'AdvoluxMobileKanzlei' außerhalb von Advolux zu bearbeiten. Kopieren Sie diesen nicht auf andere Rechner, sondern legen dort, falls gewünscht, eigene "Mobile Kanzleien" an.
Damit die mobile Kanzlei einsatzbereit ist, checken Sie eine Akte aus. Beim ersten Auschecken werden die Bearbeiter aus der Hauptdatenbank in die mobile Kanzlei übertragen.
2) Die mobile Kanzlei ist nach deren Anlegen automatisch im Anmeldedialog auswählbar
Nach der Installation der "Mobilen Kanzlei' sieht der Anmeldebildschirm von Advolux so aus. Wie man sieht, ist die "Mobile Kanzlei" neben der Hauptdatenbank auswählbar.
Zum Anmelden an die mobile Kanzlei nehmen Sie einfach Ihr Benutzerkonto aus der Hauptdatenbank.
Das heißt, wenn Sie unterwegs sind, können Sie sich an der „Mobilen Kanzlei" anmelden und im Büro an der Hauptdatenbank.
3) Nutzung der mobilen Kanzlei unterwegs und in der Hauptdatenbank
Das Vorgehen im Büro ist immer, sich in der Hauptdatenbank anzumelden und die Akten von dort in die mobile Kanzlei „auszuchecken" oder „einzuchecken".
Unterwegs meldet man sich zum Bearbeiten in der mobilen Kanzlei an.
Bitte melden Sie sich mit dem Notebook in der Hauptdatenbank an.
Gehen Sie dann auf das Symbol oben links in der Advolux-Toolbar mit den fünf Punkten.
Wählen Sie nun das Symbol mit den Pfeilen im Kreis (Synchronisieren).
Es öffnet sich das Fenster „Daten synchronisieren". Klicken Sie dort in der Toolbar auf „Akten ein- u. auschecken".
Bitte beachten Sie
Falls Sie in Ihrer Hauptdatenbank verschiedene Aktenkreise haben, legen Sie den entsprechenden Aktenkreis bitte vor dem Auschecken in der mobilen Kanzlei an.
Beispiel: Sie möchten eine Akte aus Aktenkreis 3 in der mobilen Kanzlei bearbeiten: Legen Sie als Erstes den Aktenkreis 3 in der mobilen Kanzlei an.
4) Akten auschecken und wieder einchecken
Hinweis: Ihr Briefkopf wird automatisch in die mobile Kanzlei übertragen.
Das Fenster links stellt die Akten in Ihrer Hauptdatenbank dar und das rechte Fenster die mobile Kanzlei. Sie können mehrere Akten per Kreuz auswählen und dann auf „Auschecken" gehen.
Die Akten sind nun ausgecheckt, was man am roten Pfeil im Fenster links erkennt, weiterhin sind die Akten rechts in der mobilen Datenbank zu sehen. Eine ausgecheckte Akte ist in der Hauptdatenbank gesperrt und kann nun in der mobilen Kanzlei mitgenommen und bearbeitet werden.
Anschließend (z. B. nach dem Wochenende) können Sie die Akten wieder zurückchecken. Diese werden dann aus der mobilen Kanzlei in die Hauptdatenbank übertragen. Markieren Sie die Akten zum Zurückchecken mit den Haken und wählen Sie „Einchecken".
Die Akten sind nun im geänderten Zustand in der Hauptdatenbank.
5) Anhang
a) Filtermöglichkeiten zum Suchen der Akten vor dem Auschecken
Filtern nach „Bezeichnung":
Nach Aktenzeichen filtern:
Es werden alle Akten ab dem eingegebenen Aktenzeichen dargestellt.
Nach Status:
Sie können nach verschiedenen Stati filtern.
Nach Referat filtern:
Weiterhin kann nach „Bearbeiter" gefiltert werden:
b) Was passiert, wenn eine Akte „verloren" gegangen ist?
Wenn zum Beispiel das Notebook verloren gegangen ist und die Akte „093-13" noch ausgecheckt war, kann man diese in der Hauptdatenbank „freischalten".
Bestätigen Sie mit „Freigeben".
Die Akte ist nun im Ursprungszustand vor dem Auschecken wieder in der Hauptdatenbank verfügbar.
Temporäre Sicherung von ausgecheckten Akten
Checkt man eine Akte in die mobile Kanzlei aus, wird 14 Tage lang auf dem Rechner mit der mobilen Kanzlei eine Sicherung der
ausgecheckten Originalakte in luxwork/AdvoluxMobileTemp vorgehalten.
Ebenfalls wird eine Sicherung der wiedereingecheckten Akte dort 14 Tage gespeichert.
