(ab Version 5.000)

Abgelegte Akten können jahrgangsweise nach Ablagejahrgang archiviert werden. Diese werden dann in einer gesonderten Archivdatenbank gespeichert. Somit bleibt die aktuelle Datenbank schlank und das Arbeiten damit wird nicht durch unnötigen Ballast verlangsamt, dennoch gehen die archivierten Akten nicht verloren und sind bei Bedarf schnell wieder zurückzuholen.

Lesen Sie bitte die gesamte Anleitung, insbesondere auch den Kasten zur Datensicherung.

Anleitung

Abgelegte Akten eines Ablagejahrgangs archivieren

Akten werden normalerweise ausschließlich jahrgangsweise nach Jahrgang der Ablage archiviert. Die Voraussetzung ist, dass die Akte im betreffenden Jahr abgelegt wurde. Nicht abgelegte Akten des Jahrgangs werden nicht archiviert. Gehen Sie in der Toolbar auf 'Akten' und 'Aktenarchiv/Aktenjahrgang archivieren'.

Beispiel:

Wir sehen 3 abgelegte Akten. Diese stammen aus den Jahrgängen 04, 05, 06, wurden aber alle im Jahr 2022 abgelegt. Es werden als Anzahl 3 Akten für den Jahrgang 2022 zur Archivierung angezeigt, also alle abgelegten Akten in der Datenbank, die im Jahr 2022 abgelegt wurden.

Drücken Sie den Button 'Archivieren', um den Ablagejahrgang 2022 zu archivieren.

Bestätigen Sie die Frage.

Das Ende des Archivierungsvorgangs wird angezeigt.

Schließen Sie das Fenster, somit ist die Archivierung abgeschlossen. Die archivierten Akten sind nun nicht mehr in der Hauptdatenbank enthalten, sondern in der Archivdatenbank.

Eine abgelegte Akte einzeln direkt archivieren

Abgesehen vom jahrgangsweisen Archivieren ist es möglich, eine einzelne Akte zu archivieren. Die Akte muss abgelegt und geöffnet sein, Drücken Sie dann im Karteireiter 'Stammdaten' auf 'Akte archivieren'. 

Nach Bestätigen der Rückfrage wird die Akte archiviert. Auch in diesem Fall wird der Vorgang im Protokollordner 'Aktenarchiv' im Dokument für den Ablagejahrgang dieser Akte protokolliert.

Archivierte Akten aus der Archivdatenbank in die Hauptdatenbank zurückholen

Gehen Sie auf "Akten/Aktenarchiv' und 'Archivierte Akten suchen'.

Wählen Sie eine archivierte Akte aus oder suchen Sie diese mit einem der Filter. Möchten Sie mehrere Akten zurückholen, können Sie diese nacheinander auswählen. Klicken Sie hierzu auf den Eintrag mit rechter Maustaste und wählen Sie 'Zurückholen'. Wiederholen Sie das für alle Akten, die Sie zurückholen möchten.

Klicken Sie dann unten auf den Button 'Zurückholen'.

Schließen Sie anschließend das Fenster.

Die Akte(n) ist (sind) nun nicht mehr in der Archivdatenbank, sondern wieder in der Hauptdatenbank und kann (können) angesehen bzw. weiterbearbeitet werden.

Protokollordner

Das Archivieren von Ablagejahrgängen sowie das Zurückholen von Akten wird protokolliert. Um die Protokolle anzuzeigen, gehen Sie in der Toolbar auf "Ordner/Protokollordner öffnen' und öffnen den 'Protokollordner Aktenarchiv'.

Wechseln Sie den Karteireiter 'Dokumente'. Dort befinden sich Protokolle der einzelnen Archivierungsvorgänge.

Hier befinden sich Protokolle der einzelnen Archivierungsvorgänge.

Weiterhin gibt es ein Übersichtsprotokoll pro archiviertem Jahrgang, nach Aktenzeichen geordnet.

Die Priorität des Archivierungsvorgangs festlegen

Voreinstellung ist "mittel". Wählen Sie zwischen "hoch", "mittel" und "gering", um die Priorität des Archivierungsvorgangs in Bezug auf die Serverauslastung festzulegen. Wenn Sie z. B. am Freitagabend die Archivierung eines umfangreichen Ablagejahrganges anstoßen und bis Montag niemand in Advolux arbeitet, könnten Sie "hoch" wählen.

Wo befindet sich die Archivdatenbank?

Die Archivdatenbank wird beim Update bzw. der Neuinstallation der Version 5.000 automatisch angelegt. Sie befindet sich standardmäßig im Datenbankverzeichnis "AdvoluxData" im Unterordner "archiv".

Anderen Pfad einstellen

Sie können die Archivdatenbank an einen anderen Ort kopieren. Hierzu beachten Sie bitte Folgendes:

Stoppen Sie zunächst den Serverdienst (z. B. im Anmeldemenü von Advolux/Datenbank konfigurieren, Server stoppen, dann 'Abbruch' drücken, nicht 'Übernehmen', sonst wird der Server gleich wieder gestartet). Kopieren Sie dann aus 'AdvoluxData' den Ordner 'archiv' und legen diesen in den gewünschten Pfad. Sie können den Ordner auch umbenennen, wie im Beispiel hier, der Ordner archiv wurde erst auf 'C' kopiert und dann in 'Archivdatenbank' umbenannt. Bitte beachten Sie, dass auf Netzlaufwerken die entsprechenden vollen Schreib- und Leserechte für den Serverdienst vorhanden sein müssen. 

Das sähe dann im Explorer so aus:

Gehen Sie in den Programmordner von Advolux (Windows und Linux standardmäßig 'AdvoluxJava', Mac 'Advolux) und fügen der Datei luxserver.xml den folgenden Eintrag hinzu (z. B. in die vorletzte Zeile).

<entry key="AADB_DATA_DIR">C:\Archivdatenbank</entry> (hier müssen Sie den Pfad angeben, wo Ihre Archivdatenbank nun liegt, im Beispiel also 'C:\Archivdatenbank'). 

Starten Sie den Serverdienst. 

Datensicherung

Zusätzliche Sicherung der einzelnen Akten

Die archivierten Akten werden zusätzlich für 7 Tage sowohl beim Archivieren als auch beim Zurückholen als XML-Dateien im Verzeichnis der Archivdatenbank im Unterordner 'old' gesichert.