Akte als PDF exportieren

Es ist möglich, eine in Advolux vorhandene Akte als PDF zu exportieren, um das PDF dann z. B. ins Gericht mitzunehmen. Es wird ein PDF erstellt, die Ursprungsakte bleibt in der Datenbank unverändert.

Neu ab Version 5.000:

Eine Akte kann nun direkt im Karteireiter „Übersicht“ der Akte in ein PDF gewandelt werden. Drücken Sie hierzu den Button ‚PDF‘. 

Nach Abschluss des Umwandelns erscheint ein „Drag and Drop“-Button.

Nun können Sie mit gedrückter linker Maustaste auf das Hand-Symbol das PDF z. B. auf den Desktop ziehen. Weiterhin wurde die Funktion „Akte zu PDF“ dahingehend verbessert, dass der Vorgang auch in den uns bekannten Fehlerfällen reibungslos funktionieren sollte. Dass fehlerhafte Dokument (z. B. ein 0 KB großes PDF in der Akte) wird nicht mitgenommen, der Anwender bekommt einen Hinweis dazu, dass dieses Dokument nicht konvertiert werden konnte.

Anleitung 

Voreinstellungen

Zum Aktenexport gelangen Sie, indem Sie in der Toolbar von Advolux links auf das Symbol mit den fünf Punkten klicken.

Wählen Sie das Kreissymbol.

„Akten in Pdf umwandeln" ist voreingestellt, wenn nicht, klicken Sie darauf.

 
Um Akten exportieren zu können, muss zunächst ein Exportverzeichnis angelegt werden.
Klicken Sie auf „Exportziel konfigurieren".

Wählen Sie „Neue Einstellung".

Geben Sie bei „Bezeichnung" einen Namen ein, z. B. „Akte PDF-Export".
Um ein Verzeichnis auszuwählen, drücken Sie bei „Dateipfad" auf das Symbol rechts.

Mit der Combobox oben können Sie unter anderem auf ein anderes Laufwerk wechseln.

Hier im Beispiel wird Laufwerk „D" ausgewählt und dann das bestehende Verzeichnis „Akten PDF-Export" eingestellt.

Sie könnten aber auch ein neues Verzeichnis anlegen, indem Sie auf das Symbol mit dem Ordner und dem gelben Plus klicken.

„Übernehmen" Sie anschließend.
Klicken Sie dann auf den Reiter „Exporteinstellung".

Hier können Sie konfigurieren, ob Sie die Akte komplett (Voreinstellung) exportieren möchten oder Sie können eigene Einstellungen vornehmen, so dass nur bestimmte Inhalte einer Akte exportiert werden.

Klicken Sie dann auf „Übernehmen" und „Schließen".

Akte als PDF exportieren

Auf der linken Seite werden die Akten aus Ihrer Advolux-Datenbank angezeigt, auf der rechten Seite die bereits als PDF exportierten Akten (wenn es welche gibt) im eingestellten Exportziel.

Wählen Sie links eine oder mehrere Akten mit dem Haken aus, welche als PDF exportiert werden sollen. Sie haben hier noch verschiedene Filtermöglichkeiten, welche im Anhang erklärt sind. Klicken Sie auf den Button "Exportieren", werden die ausgewählten Akten in das Exportverzeichnis als PDF exportiert. Ist eine ausgewählte Akte bereits als PDF im Exportziel vorhanden, wird das vorhandene PDF überschrieben.

Die Akten sind nun als PDF exportiert und sind rechts im Fenster zu sehen.

(Sie können die PDF im rechten Fenster „Öffnen" und „Löschen").
Das/die PDF befinden sich nun im Zielverzeichnis.

Anhang: Filtermöglichkeiten

Sie können die Auswahl der möglichen zu exportierenden Akten einschränken, indem Sie nach folgenden Kriterien filtern: 
Bezeichnung: Geben Sie hier etwas ein, werden nur die Akten zur Auswahl angezeigt, welche den Begriff in der Aktenbezeichnung enthalten.
Beispiel: Geben Sie hier "Müller" ein, werden nur Akten angezeigt, welche in der Bezeichnung "Müller" enthalten.
Aktenzeichen: Geben Sie hier ein Aktenzeichen ein, werden nur die Akten ab der eingegebenen Akte angezeigt. Das Aktenzeichen muss vollständig eingegeben werden.
Bearbeiter: Filtern Sie hier nach Bearbeiter, werden nur die Akten des ausgewählten Bearbeiters angezeigt.
Status: Filtern Sie hier nach Status, werden nur die Akten mit dem ausgewählten Status angezeigt,
entweder "Alle Akten", "aktive Akten" oder "abgelegte Akten".
Referat: Filtern Sie hier nach Referat, werden nur die Akten des ausgewählten Referates angezeigt,
z. B. "Arbeitsrecht".